Ein gutes Zeitmanagement ist eine der wichtigsten Stärken einer erfolgreichen Führungspersönlichkeit. Doch Zeitmanagement ist ein Thema, was nicht nur Führungskäfte und Projektmanager, sondern uns alle betrifft. Wie oft sagen wir “Ich habe keine Zeit”. Das richtige Zeitmanagement kann dafür sorgen, dass wir die Zeit, die uns zur Verfügung steht, effizienter nutzen. Sei es im Projekt, bei der Weiterbildung oder im privaten. Neben der klassischen To-Do Liste gibt es mittlerweile zahlreiche Zeitmanagement Methoden und online Tools. Doch welche dieser Tools und Methoden eignen sich am besten?

In diesem Beitrag stellen wir dir zunächst die gängigsten und besten Zeitmanagement Methoden vor, bevor wir uns dann Zeitmanagement Tools ansehen. Anschließend gehen wir auf weitere Zeitmanagement Übungen für Führungskräfte ein und stellen ein paar Bücher zu diesem Thema vor.

Die besten Zeitmanagement Methoden

Hier stellen wir einige Zeitmanagement Methoden vor. Welche die richtige ist, hängt einerseits von der Aufgabe/dem Ziel ab und andererseits auch von den persönlichen Vorlieben. Welche Methode für dich am besten funktioniert, probierst du am besten einfach aus. Gib jeder Methode eine Chance und schaue dann, welche für dich die besten Ergebnisse bringt.

Das „Eat the frog“-Prinzip

Einen Frosch essen? Klingt nicht gerade verlockend, oder? Und genau das ist das Prinzip dieser Zeitmanagement-Methode. Das „Eat that frog“-Prinzip bedeutet, dass du deinen Tag mit der schwierigsten und unangenehmsten Aufgabe beginnst. Die anderen Aufgaben werden erst in Angriff genommen, wenn die “Frog”- Aufgabe erledigt ist. Denn sobald diese abgeschlossen ist, wirst du dich erleichtert fühlen und die anderen Aufgaben mit einem klaren Kopf und mehr Leichtigkeit angehen können.

Lege hier jeden Tag fest, welches “dein Frosch” ist. Dies kann ein Gespräch mit einem Mitarbeiter sein, eine E-Mail, die unangenehm ist oder auch eine größere Aufgabe, die du am liebsten immer wieder vor dir herschieben willst. Durch das Erledigen dieser Aufgabe als erste des Tages verhinderst du weiteres prokrastinieren. Zudem werden alle anderen Aufgaben danach einfacher erscheinen, denn das Schlimmste ist ja schon vom Tisch.

Pareto Prinzip: die 80/20-Regel

Wenn es um das Thema Zeitmanagement geht, wird immer früher oder später der Begriff Pareto fallen. Dieses Prinzip hat seinen Ursprung bei dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. Dieser fand bei einer Untersuchung des Volksvermögens in Italien heraus, dass rund 80 Prozent des Vermögens bei 20 Prozent der Bevölkerung konzentriert waren.  

Daraus wurde die 80/20-Regel abgeleitet: 80 Prozent der Ergebnisse werden mit 20 Prozent des Zeitaufwandes erreicht. Achtung: dies heißt nicht, dass du ab jetzt nur noch 20 Prozent deiner Zeit in die Aufgaben steckst. Sondern eben die Zeit auf die Aufgaben konzentrierst, die das Projekt wirklich weiterbringen, statt sich in Teilaufgaben zu verlieren, die deutlich weniger zum Ergebnis beitragen.

Um das Pareto Prinzip richtig einzusetzen, empfiehlt es sich, dieses mit einer anderen Zeitmanagement Methode wie z. B. dem Eisenhower Prinzip, welches wir an dieser Stelle beschrieben haben, zu kombinieren. Mit dem Eisenhower Prinzip werden den anstehenden Aufgaben Prioritäten zugewiesen, auf die du dann deinen Einsatz gemäß dem Pareto Prinzips konzentrieren solltest.

Das Pareto Prinzip hilft vor allem, wenn sehr viele Aufgaben mit begrenzten zeitlichen Ressourcen zu erledigen sind. Hier hilft es, mit dem Pareto Prinzip zu priorisieren und auch den Perfektionismus abzulegen, der dazu führen kann, dass zu viel Zeit in Aufgaben fließt, die für das Gesamtziel weniger relevant sind. Ein “nur” zu 80 Prozent perfektes Ergebnis, welches jedes sofort umsetzbar ist, ist besser als die perfekte 100 Prozent Lösung, die aber immer wieder prokrastiniert wird. 

Salami-Taktik

Diese Zeitmanagement-Taktik geht Projekte an wie das Verzehren einer Salami: Scheibe für Scheibe bzw. Schritt für Schritt. 

Diese Taktik eignet sich bei größeren Zielen, die möglicherweise unerreichbar erscheinen. Durch das Herunterbrechen auf kleinere Schritte statt nur das riesige Gesamtziel zu sehen, wird das Projekt leichter umsetzbar. Und diese Taktik funktioniert nicht nur im Projektmanagement, sondern auch in vielen anderen Bereichen. Statt das ganze Haus aufzuräumen, beginnt man erstmal mit einer Schublade. Statt einen Marathon zu laufen mit 15 Minuten laufen täglich. Um nur zwei Beispiele zu nennen.

Um zu starten, wird das Ziel definiert. Die gesetzten Ziele sollten nicht nur klar formuliert, sondern auch erreichbar sein. Du kannst dich dabei an SMARTe Ziele orientieren, diese haben wir hier beschrieben. Auch das Eisenhower Prinzip eignet sich, um die Prioritäten und somit die Teilschritte festzulegen. 

Große Ziele in Teilschritte (Salamischeiben) aufzuteilen hat vor allem psychologisch den Effekt, dass das Erreichen und Abhaken der Teilerfolge motiviert und so nicht auf der langen Strecke die Luft ausgeht. 

ABC-Analyse

Eine weitere Methode, um einen Überblick über die Aufgaben zu gewinnen und Prioritäten zu setzen, ist die ABC Analyse. Hier sortierst du deine Kunden, Aufgaben oder Projekte in drei Kategorien eingeteilt: A, B und C. 

In die Kategorie A fallen Aufgaben mit der höchsten Bedeutung für dein Projekt (Dringend und wichtig). Die Kategorie C ist für alles mit geringer Relevanz und Routineaufgaben und B für alles dazwischen. Um die Aufgaben und Projekte richtig einordnen zu können, sind Daten und Kennzahlen hilfreich. Wenn du beispielsweise deine Kunden nach der ABC Analyse einteilen willst, sollten dir die Umsatzzahlen vorliegen, sodass du nach diesen die Kategorisierung vornehmen kannst. 

Die Kategorien orientieren sich am Pareto Prinzip. In Kategorie A fallen demnach die 20 Prozent deiner Aufgaben oder Kunden, die 80 Prozent des Erfolgs ausmachen. Die Aufgaben werden dann nach Priorität von A nach C abgearbeitet. Aufgaben in Kategorie C eignen sich häufig auch sehr gut zum Delegieren.

ALPEN-Methode

Entwickelt vom Zeitmanagement Experten Lothar Seiwert dient diese Methode dazu, die Selbstorganisation zu optimieren. Die Abkürzung ALPEN steht für

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Die Methode dient vor allem dazu, die tägliche Arbeit zu planen. Dieser tägliche Plan wird idealerweise am Vorabend oder als Erstes in der Früh erstellt. Im ersten Schritt werden alle anstehenden Aufgaben (dazu gehören auch alle Meetings, das Beantworten von Mails etc.) aufgeschrieben. Im nächsten Schritt erfolgt eine Zeitabschätzung jeder Aufgabe. 

Diese Zeiteinschätzung wird dann noch einmal um Pufferzeiten ergänzt. Ideal ist es, 60 Prozent der verfügbaren Zeit zu verplanen und 40 Prozent als Pufferzeiten zu belassen. Meetings oder Telefonate ziehen sich häufig mehr in die Länge als gedacht, wenn dann die Zeiten zu knapp geplant sind, kann das den ganzen Tagesplan durcheinander werfen.

Der folgende Schritt ähnelt der Eisenhower Methode. Es geht darum, Prioritäten zu setzen und zu bewerten, welche Aufgaben wichtiger sind als andere. Du musst entscheiden, welche Aufgabe noch warten kann und welche sofort erledigt werden muss. Dieser Schritt ist wahrscheinlich der schwierigste dieser Methode, mit der Zeit wird er durch Erfahrung und Übung aber leichter.

Vor dem Feierabend steht dann die Nachkontrolle an. Haben die eingeplanten Pufferzeiten gereicht? Waren die Prioritäten richtig gesetzt? Diesen Schritt kann man auch direkt mit der Planung des nächsten Tages verbinden und mögliche Fehler in der Zeiteinschätzung direkt korrigieren.

Parkinsonsche Gesetze

Das Parkinsonschen Gesetz wurde nach seinem Erfinder Cyril Northcote Parkinson benannt. Es besagt, dass sich Arbeit in dem Maße ausdehnt, wie die Zeit, die zur Erledigung zur Verfügung steht. Oder anders gesagt, wenn du eine Stunde Zeit für eine Aufgabe hast, wirst du auch eine Stunde brauchen. Wenn du sie jedoch bis 40 Minuten vor Abgabe aufgeschoben hast, wirst du sie auch in 40 Minuten schaffen.

Im Zeitmanagement verhindert diese Methode vor allem das Aufschieben und in die Länge ziehen von Aufgaben. Wenn mehr Zeit zur Verfügung steht, als wir eigentlich brauchen, neigen wir dazu, diese gesamte Zeit auch zu nutzen. Wenn du beispielsweise 1 Woche Zeit hast einen Projektplan zu erstellen, die Erstellung aber in einem Tag erledigen kannst, wirst du dennoch die ganze Woche dafür brauchen. Nimmst du dir stattdessen vor, den Plan in einem Tag zu erledigen, wirst du auch das schaffen und hast die restliche Woche für andere Aufgaben frei und nutzt so deine Zeit effizienter. 

Die Lösung: Aufgaben strategisch planen (zum Beispiel mit der ALPEN oder Eisenhower Methode) und dann sich selbst Zeitfenster setzen, in denen die Aufgaben erledigt sein müssen. Dies funktioniert sehr gut mit der nächsten Methode:

Pomodoro Technik

Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt und wird heute weltweit eingesetzt und in vielen Projektmanagement- und Zeiterfassungstools direkt eingebaut.  Die Technik teilt die Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten Pomodori – ein. Zwischen den Phasen konzentrierter Arbeit finden dann 5 Minuten Pause statt. Nach 4 Pomodori sollte dann eine längere Pause von 20 bis 30 Minuten stattfinden.

Wichtig ist in diesen 25 Minuten wirklich konzentriert an der einen Aufgabe zu arbeiten, die man sich vorgenommen hat und keinerlei Ablenkungen zuzulassen. Um zu merken, wann die 25 Minuten vorbei sind, kann man sich einen Wecker stellen oder eines der zahlreichen Pomodori Tools verwenden.

Damit diese Methode wirklich effizient ist, sollte man sie mit einer der anderen Methoden kombinieren, um die konzentrierten Arbeitsphasen auch wirklich für relevante Aufgaben zu nutzen.

Getting Things Done

Getting Things Done (GTD) ist weniger ein Zeitmanagement Tool als eine Selbstmanagement-Methode, die sich unter anderem mit den bereits genannten Tools umsetzen lässt. Bei Getting Things Done lässt sich der gesamte Alltag mit Hilfe von Aufgabenlisten und einer bestimmten Vorgehensweise strukturieren. Dabei setzt sich die Methode aus fünf Schritten, dem sogenannten GTD-Workflow, zusammen:

1. Sammeln: Alle einströmenden Informationen, Aufgaben, etc. an möglichst wenigen Orten sammeln.
2. Verarbeiten: Regelmäßig entscheiden, ob das, was gesammelt wurde, weitere Aufmerksamkeit erfordert und diese Aufgaben übersichtlich und verständlich erfassen.
3. Organisieren: Alle anstehenden Aufgaben an EINEM Ort/ in einem System erfassen (z.B. Outlook, Todoist, Pinnwand, etc.).
4. Durchsehen: Regelmäßiges Durchsehen dieses Systems und Überprüfung auf Aktualität.
5. Erledigen: Entscheidung (basierend auf Kontext, verfügbarer Zeit, Energielevel & Priorität), was als nächstes getan werden muss.

Des Weiteren verwendet die GTD Zeitmanagement Methode vier Listen, um die anstehenden Aufgaben bestmöglich zu sortieren:

1. Aktionslisten: Erfassung aller „Nächster Aktionen“ (schnelle To-Do’s).
2. Projekteliste: Auflistung aller größeren Projekte (Aufgaben, die nicht mit einer einzigen nächsten Aktion erledigt sein werden).
3. Kalender: Alle zeitspezifischen Aufgaben/ Termine.
4. Warten-auf-Listen: Aufgaben, welche delegierbar sind oder noch Antworten von anderen Personen erfordern.

4 Zeitmanagement Tools für Führungskräfte

Kommen wir zu den Zeitmanagement Tools, welche grundsätzlich besonders für Führungskräfte und Projektleiter:innen geeignet sind.

1. Microsoft Outlook

Microsoft Outlook wird in vielen Unternehmen verwendet und bietet weit mehr als eine einfache E-Mail-Funktion. Mit E-Mails oder Terminen verknüpft, können zum Beispiel auch Aufgaben erstellt, gespeichert und mit anderen geteilt werden. Außerdem unterstützt Microsoft Outlook die Integration von anderen Programmen wie Evernote und OneNote. Da Outlook auf den meisten Rechnern mit Windows Betriebssystem bereits vorinstalliert ist, ist eine schnelle und kostenlose Nutzung (im Office Paket enthalten) möglich.

Fazit: Microsoft Outlook bietet einen schnellen Überblick auf alle anstehenden Termine und Aufgaben. Außerdem vereinfacht es die Aufgabenplanung, da die To-Do’s direkt mit bestimmten E-Mails oder Terminen verknüpfbar sind. Besonders wenn das Unternehmen, für welches sie arbeiten sowieso mit Outlook arbeitet, lohnt es sich, einen Versuch mit diesem Zeitmanagement Tool zu wagen.

2. Microsoft To Do

Das früher unter dem Namen „Wunderlist“ bekannte Tool Microsoft To Do ist eine kostenlose Funktion, welche sowohl für Windows, iOS und Android heruntergeladen werden kann. Mit seinem übersichtlichen Aufbau und der einfachen Handhabung überzeugt das Tool seine Nutzer.  Dabei ist Microsoft To Do eng mit anderen Programmen verknüpft. So werden die Aufgaben automatisch auch in der Termin- und Aufgabenverwaltung von Outlook abgebildet. Werden Aufgaben über Microsoft Planner zugewiesen, können diese in der To-Do Liste „Mir zugewiesen“ eingesehen und bearbeitet werden.

Microsoft To Do eignet sich besonders für die eigene Aufgabenplanung als Führungskraft oder für kleinere Gruppen. Wenn größere Teams an Aufgaben zusammenarbeiten, bietet sich das Tool Microsoft Planner eher an. Hier findest du übrigens weitere Projektmanagement online Tools für Projektteams und Alternativen für Jira und Confluence.

3. Kanban

Bei der Kanban Methode, welche ursprünglich aus der Produktionsprozesssteuerung stammt, bildet man die einzelnen Schritte eines Prozesses auf einem (Kanban) Board ab. Dadurch werden sowohl Lücken als auch Engpässe der Produktion transparent visualisiert. Die anschauliche Methode trägt dazu bei, dass die Aufgaben schneller und effizienter durchgeführt werden können. Kanban kann aber in Projekten zum Einsatz kommen. Grundsätzlich besteht das Kanban Board aus den drei Spalten „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Einen Projektmanagement Prozess mit Kanban aufzusetzen, ermöglicht viel Flexibilität und Transparenz im gesamten Projekt. Weitere Tools für das Projektmanagement findest du außerdem in unserem Beitrag wann welche Projektmanagement Methode.

4. Todoist

Mit dem online Zeitmanagement Tool Todoist können To-Do Listen kinderleicht erstellt, verwaltet und mit anderen Kolleg:innen geteilt werden. Das Tool überzeugt vor allem mit seinem übersichtlichen Design und seiner einfachen Handhabung. Todoist ist dabei für unzählig viele Plattformen erhältlich und lässt sich in die meisten anderen Programmen und Apps leicht einfügen. Auch wenn das Tool zunächst sehr minimalistisch erscheint, ist auch das Verwalten, Zuteilen und Bearbeiten von komplexeren Aufgaben und Projekte dort möglich. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Erstellung von Teilprojekten und Unteraufgaben für eine bessere Übersicht und Priorisierung.

Ist ein Zeitmanagement Tool alles?

Nein, es kommt noch auf mehr an, als nur auf das richtige Tool oder die Methode. Doch in Kombination mit den 5 Hacks für besseres Zeitmanagement wird die Sache schon runder.

Die verschiedenen Zeitmanagement-Methoden auszuprobieren und zu kombinieren ist der beste Weg herauszufinden, welche für dich persönlich am besten funktioniert. Die meisten Methoden beruhen darauf, die Aufgaben zu priorisieren und Prokrastination und Ablenkung zu verhindern. Durch gutes Zeitmanagement hat dein Tag nicht mehr Stunden, aber du kannst die vorhandenen effizienter nutzen.

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Die besten Zeitmanagement Bücher

1. Getting Things Done von David Allen
2. Die 1% Methode – Minimale Veränderung, maximale Wirkung: Mit kleinen Gewohnheiten jedes Ziel erreichen von Micro Habits
3. Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World von Cal Newport
4. Bachelor of Time: Zeitmanagement im Studium von Tim Reichel
5. Die 4-Stunden-Woche: Mehr Zeit, mehr Geld, mehr Leben von Timothy Ferriss

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