Mit einer externen Projektberatung behältst Du den Überblick über Deine Projekte. Selbst in stürmischer See.
Der Einsatz einer externen Projektbegleitung ist in vielen Projekten sinnvoll. Als externe Projektbegleitung steht der Dienstleister dem Projektleiter / der Projektleiterin mit fachlichem Wissen aber auch konkreter Ausführung zur Seite. Gemeinsam mit der Projektleitung sorgt die Projektbegleitung für einen reibungslosen Ablauf des Projekts.
Warum eine externe Projektbegleitung nützlich ist
Nützlich ist eine externe Projektbegleitung vor allem, da so ein objektiver Blick auf das Projekt gewährleistet wird. Für interne Projektleiter:innen ist eine neutrale Moderation bei Konflikten und Reibungen aufgrund von internen Hierarchien und persönlichen Beziehungen oft schwierig. Hier kann die externe Projektleitung bei der unbeeinflussten Analyse und Lösungsfindung unterstützen. Sie kennen das vielleicht: oft verlieren sich Projekte im Alltagsgeschäft und es fällt schwer auf Kurs zu bleiben. Der externe Projektbegleiter gewährleistet eine kontinuierliche, sachliche Beobachtung von außen und hilft so Ihr Projekt auf Kurs zu halten.
Die Unterstützungsfelder der Projektbegleitung
In erster Linie ist die externe Projektbegleitung Sparringspartner für Deine Projektleitung. Und kann in verschiedenen Bereichen unterstützen. Dies beginnt bei der Projektinitiierung und der Auswahl in den Vorgehensweisen.
Als neutraler Betrachter kann der Projektbegleiter eine Projektbewertung erstellen, sowie die Projekt-Risikoanalyse vornehmen. Auch die Erstellung der Anforderungsdefinition und die Projektoptimierung gehören zu möglichen Aufgaben der Projektbegleitung.
Dazu kommen die Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, die Moderation von Team-Meetings und das Coaching des Projektteams.
Projektbegleitung Use Case
Ein Beispiel aus der Praxis. Der Einsatz als Projektbegleitung erfolgte in einem deutschen mittelständigen Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden. Die Unterstützung verlief in verschiedenen Phasen mit unterschiedlichen Unterstützungsfeldern.
Phase 1: Initiierung
In der ersten Phase wurde die Projektleitung beim Start des Projekts unterstützt. Hier lag der Schwerpunkt auf folgenden Bereichen:
- Erhebung IST-Stand
- Ausarbeitung der Anforderungen
- Formulierung der Zielsetzung in Workshops
- Ausarbeitung Schulungsplan
Zeitaufwand für diese Phase: 1 Monat
Phase 2: Individuelle Projektmanagement Trainings
In verschiedenen Trainings wurden die einzelnen Teams individuell geschult. Dazu gehörten folgende Bereiche:
Trainings agiles Arbeiten
- Vor- und Nachteile
- Gemeinsames Werteverständnis
- Trainings mit IT und Fachbereichen
Trainings Anforderungsmanagement
- wie wollen wir fachübergreifend zusammenarbeiten?
- wie formulieren wir Anforderungen für die IT?
Trainings Projektmanagement
- Projektmanagement-Methoden
- PM-Basics
- Blaupause für neue Projekte erarbeitet
Zeitaufwand für diese Phase: 2 Monate
Phase 3: Einsatz als IT-Koordinator
In dieser Phase erfolgte der Einsatz im Bereich der IT um das Team bei der Umsetzung zu unterstützen. Schwerpunkte hierbei waren:
- den Fachbereich und die IT näher zusammenbringen
- Techniken und Ergebnisse aus den Workshops in das Tagesgeschäft überführen
Zeitaufwand für diese Phase: 6 Monate
Phase 4: Befähigung Product Owner
In dieser Phase wurde vor allem der Product Owner unterstützt und fand in der Projektbegleitung seinen Sparringspartner für folgende Aufgaben:
- 1:1-Unterstützung durch regelmäßigen Austausch- die interimsweise Übernahme von PO-Verantwortlichkeiten
- die Übergabe und Anleitung der PO-Verantwortlichkeiten
- durchgehendes Mentoring und Coaching
Zeitaufwand für diese Phase: 3 Monate
Fazit
Die Projektbegleitung erfolgt idealerweise langfristig und über die verschiedenen Phasen des Projekts. Wichtig ist hier die Unterstützung durch die Mitglieder des Teams.
Wenn Du an einer individuellen Beratung zu Ihren aktuellen Projekten interessiert bist, dann nimm gerne Kontakt zu mir für ein unverbindliches Beratungsgespräch auf. Darin schilderst Du mir Deine Herausforderungen und wir überlegen gemeinsam, ob ich Dir weiterhelfen kann und ein Angebot zur Unterstützung unterbreiten soll.
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