Handling von vielen parallel laufenden Projekten

Als Projektmanagerin oder Projektmanager hast du in den meisten Fällen nicht nur ein Projekt zu steuern, sondern mehrere gleichzeitig. Multiprojektmanagement gehört für viele längst zum Alltag.

Damit steigt die Komplexität deutlich. Jedes zusätzliche Projekt erhöht die Anzahl an Abhängigkeiten, Entscheidungen und potenziellen Konflikten. Gute Planung und saubere Organisation sind deshalb keine Kür, sondern Voraussetzung.

Der wichtigste Grundsatz lautet:

Schaffe Struktur und setze effiziente Prozesse auf.

Warum Multiprojektmanagement so herausfordernd ist

Strukturen und effiziente Prozesse aufzusetzen klingt einfach. In der Praxis ist es anspruchsvoll. Als Projektleitung musst du jederzeit den Überblick behalten. Nicht nur über Aufgaben, sondern auch über personelle, zeitliche und finanzielle Ressourcen.

Typische Fragestellungen im Unternehmensalltag sind:

• Projektportfolio: Welche Projekte laufen aktuell und in welchem Status befinden sie sich?
• Ressourcen: Wer arbeitet woran und wie hoch ist die Auslastung?
• Skills: Welche Kompetenzen sind vorhanden und wo besteht Schulungsbedarf?
• Neue Projekte: Haben wir die nötigen Kapazitäten und Fähigkeiten dafür?

Hinzu kommt, dass Projekte häufig voneinander abhängig sind. Verzögerungen oder Fehlentscheidungen in einem Projekt wirken sich schnell auf andere aus.

Fehlt die Übersicht, entstehen Fehlplanungen, falsche Priorisierungen und unnötiger Druck. Jede Entscheidung hat direkte oder indirekte Auswirkungen auf das gesamte Projektportfolio.

Struktur schaffen ist notwendig, aber nicht ausreichend

Klare Strukturen und effiziente Prozesse sind die Basis. Sie allein garantieren jedoch noch keinen Überblick.

Multiprojektmanagement bedeutet, ständig abzuwägen. Was hat jetzt Priorität? Wo greife ich ein? Wo lasse ich bewusst laufen?

Genau hier stoßen viele Projektmanager an ihre Grenzen. Nicht aus fachlichen Gründen, sondern weil Transparenz fehlt.

Übersicht durch Projektmanagement-Tools

Projektmanagement-Tools können dabei unterstützen, Übersicht zu schaffen. Sie sind jedoch kein Selbstläufer.

In vielen Unternehmen wird das nächstbeste Tool eingeführt, ohne vorher zu klären, was wirklich gebraucht wird. Das führt selten zur erhofften Entlastung.

Ein Tool muss zu den individuellen Anforderungen und zur Arbeitsweise des Unternehmens passen.

Deshalb steht vor der Tool-Auswahl immer eine saubere Analyse.

Im Multiprojektmanagement ist eine übergeordnete Planung notwendig. Schnittstellen, Abhängigkeiten und Roadmaps müssen sichtbar sein. Nicht jedes Tool ist dafür geeignet.

Die Auswahl des richtigen Tools für Multiprojektmanagement

Die folgenden Schritte helfen dabei, ein Tool zu finden, das tatsächlich unterstützt und nicht zusätzliche Komplexität erzeugt.

Schritt 1: Prozesse dokumentieren

Zunächst müssen die bestehenden Prozesse erhoben und dokumentiert werden. Alle relevanten Abläufe aus den beteiligten Abteilungen gehören dazu.

Wichtig ist, keine Schritte auszulassen und die Prozesse realitätsnah zu beschreiben. Nur so lässt sich später beurteilen, ob ein Tool diese Prozesse abbilden kann.

Bonus: In diesem Schritt lassen sich Prozesse direkt hinterfragen. Was ist noch sinnvoll? Wo gibt es unnötige Schleifen? Oft liegt hier bereits großes Optimierungspotenzial.

Schritt 2: Good Practices herausarbeiten

Nicht alle Prozesse sind gleich gut. Einige haben sich im Alltag bewährt, andere existieren nur auf dem Papier.

Jetzt geht es darum, die funktionierenden Abläufe zu identifizieren:

• Welche Prozesse sind unverzichtbar?
• Welche werden tatsächlich gelebt?
• Welche informellen Abläufe funktionieren besser als offizielle?

Diese Good Practices sollten unbedingt erhalten bleiben.

Schritt 3: Tools evaluieren

Auf Basis der Analyse werden geeignete Tools ausgewählt und systematisch geprüft.

Im Fokus steht dabei nicht die Anzahl der Funktionen, sondern die Frage:

Können die sinnvollen bestehenden Prozesse abgebildet werden?

Ein Tool sollte sich an die Organisation anpassen, nicht umgekehrt.

Schritt 4: Prozessvorschläge der Tools bewerten

Viele Projektmanagement-Tools bringen vordefinierte Prozesse und Templates mit. Diese sind häufig anpassbar.

Es lohnt sich dennoch, diese Vorschläge bewusst zu prüfen:

• Passen sie zur Arbeitsweise des Unternehmens?
• Können sie bestehende Prozesse vereinfachen?
• Schaffen sie zusätzliche Klarheit?

In manchen Fällen liefern Tools wertvolle Impulse zur Prozessverbesserung. In anderen Fällen sind sie schlicht unpassend.

Schritt 5: Change vorbereiten

Die beste Lösung scheitert, wenn sie nicht akzeptiert wird.

Alle Erkenntnisse aus der Analyse und Tool-Evaluierung sollten zusammengeführt und transparent kommuniziert werden. Betroffene müssen frühzeitig eingebunden werden.

Dazu gehören:

• klare Zielbilder
• realistische Einführungspläne
• Schulungen und Begleitung
• klare Verantwortlichkeiten

Multiprojektmanagement ist kein Tool-Thema. Es ist ein Zusammenspiel aus Struktur, Transparenz und Führung.

Mini-Fazit

Multiprojektmanagement erhöht die Komplexität erheblich. Ohne klare Strukturen, saubere Prozesse und transparente Planung ist es kaum zu bewältigen.

Tools können unterstützen, ersetzen aber keine Analyse und kein bewusstes Priorisieren.

Wer sich Zeit für die Grundlagen nimmt, schafft langfristig Entlastung und bessere Ergebnisse.

Sanfter Impuls zum Abschluss

Wenn du regelmäßig mehrere Projekte parallel steuerst, lohnt es sich, einen Schritt zurückzugehen.

Nicht um langsamer zu werden. Sondern um klarer zu steuern.