Projekte starten oft nicht an fehlendem Know‑how, sondern an fehlender Klarheit. Wer schon einmal in einem Kick-off saß, in dem alle unterschiedliche Erwartungen hatten, weiß: Chaos beginnt dort, wo Annahmen ungesagt bleiben. Genau hier hilft ein Projektcanvas.
Ein Projektcanvas (Canvas = Leinwand) ist eine Methode im Projektmanagement, bei welcher die wichtigsten Informationen und Fakten eines Projektes so übersichtlich, strukturiert und knapp wie möglich visualisiert werden. Es handelt sich dabei um einen visualisierten Projektsteckbrief und beinhaltet die grundlegenden Informationen eines Projekts.
Die Steckbrief Vorlage soll dazu dienen, schnell einen Überblick über das gesamte Projekt, inklusive der Zielgruppe, der Stakeholder, der Erwartungen und der Produkteigenschaften, zu erhalten und jederzeit einsehen zu können. Im Grunde hilft das Projekt-Canvas dabei, Klarheit im Projekt zu schaffen und sicherzustellen, dass das Projekt nicht in Schieflage gerät.
Ein Canvas ersetzt keine detaillierte Planung, keine Roadmap und kein Risikomanagement. Er ist die Grundlage, nicht das komplette Projektgerüst. Er schafft Orientierung, nicht Perfektion.
Der Projektcanvas ergänzt ideal weitere Klarheits-Tools wie eine Rolleninventur („Wer hat welchen Hut auf?“), den ISA‑Check („Wo stehen wir – und was wollen wir erreichen?“) sowie Empfängerorientierung in der Kommunikation. In Kombination entsteht aus einem einfachen Workshop ein echter Projektstart mit Kraft und Richtung.
Warum geraten Projekte in Schieflage?
Das sind die häufigsten Ursachen, warum Projekte in Schieflage geraten:
- Projekte starten ad hoc
- Stakeholder sind nicht bekannt oder nicht involviert
- Unklare Ziele und/ oder Anforderungen
Damit dies nicht passiert, sollte der Projektstart eine wichtige Rolle im gesamten Projekt einnehmen. Die Projektmanagement Methoden und Rahmenbedingungen müssen allen bekannt und alle Erwartungen und Rollen im Team geklärt sein.
Außerdem sollen alle Projektmitglieder:innen die Möglichkeit haben, jederzeit konstruktives Feedback zu erhalten und geben zu können. Auch Teambuilding Maßnahmen und lockere Kaffee-Talks tragen zur Produktivität und zum Gemeinschaftsgefühl des Teams bei.
Weitere Tipps und Strategien zum Projektstart erhältst Du in unserer ausführlichen Projektstart Checkliste. Die richtige Kommunikation vor, während und nach dem Projekt ist ebenfalls ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Projekts. Lies dazu gerne unseren Beitrag über die richtige Kommunikation im Team.
Projekt Canvas Beispiel
Für die Darstellung eines Projektcanvas haben wir ein Beispielprojekt betrachtet. Die Hauptaufgabe dieses Projekts ist es, Kaffeemaschinen für alle Abteilungen zu besorgen. Hier sind die weiteren Rahmenbedingungen des Projekts:
- Versicherungsunternehmen mit 180 Mitarbeiter:innen aus Mainz
- 6 Abteilungen (Marketing, Vertrieb, IT, Personal, Buchhaltung, Sachbearbeitung)
- 14 Küchen
- 111 Mitarbeiter:innen haben Bedarf an einer Kaffeelösung angemeldet (die Abteilungen IT und Sachbearbeitung sind dabei am stärksten vertreten)
- Die Geschäftsführung besteht aus 3 Personen, von denen keine Person Kaffee trinkt
Product Vision Board – Projektcanvas
Die folgenden 5 Punkte müssen bei der Erstellung des Projekt Canvas geklärt und schriftlich festgehalten werden. Hier sehen sie eine allgemeine Übersicht des Boards:
1. Zielgruppe
Wer wird primär durch das Produkt angesprochen? Wer sind die Zielkunden? Und wer soll der Anwender des Produkts sein?
In unserem Beispiel würde die Zielgruppe aus allen Kaffeeliebhaber:innen, Kaffeetrinkenden Mitarbeiter:innen, sowie Jobinteressenten, die eine angenehme Firmenkultur bevorzugen, bestehen. Auch können Mitarbeiter:innen, die keinen Kaffee trinken, in Betracht gezogen werden, wenn die Maschine auch für Kakao, Tee oder ähnliches geeignet ist.
2. Erwartungen
Welche Probleme wird das Produkt lösen? Welchen Mehrwert generiert es für den Anwender? Und welchen Mehrwert generiert es für den Kunden?
Die Erwartungen an eine Kaffeemaschine könnten beispielsweise eine entspannte Firmenkultur, bessere Kommunikation zwischen den Kolleg:innen, sowie Zeitersparnis, sein.
3. Produkt
Was ist das Alleinstellungsmerkmal des Produkts bzw. des Ergebnisses? Und wieso soll es überhaupt entwickelt bzw. umgesetzt werden?
Betrachtet man sich das Produkt in unserem Beispiel, so können Ideen, wie ein personalisierter und umweltschonender Kaffeebecher, besondere Kaffeesorten, Lounge Bereiche, etc. entstehen.
4. Business Goal
Welchen Nutzen hat das Produkt für das Unternehmen? Was sind die Unternehmensziele des Produkts?
Business Goals im Beispiel der Kaffeemaschine können ein nachhaltiges Branding oder eine ausgeglichene Work-Life Balance, und damit gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter*innen, sein.
5. Stakeholder
Bei der Auflistung der Stakeholder bietet es sich an, die verschiedenen Gruppe auf einer Matrix je nach deren Einfluss und Einstellung zum Projekt anzuordnen. Bezüglich unseres Beispiels sieht diese Matrix dann wie folgt aus:
Mit dem Ausfüllen des Projekt Canvas im Rahmen eines Workshops ist der erste Schritt zu einem effektiven Projektstart getan. Je nach Projektgröße benötigt es jedoch einen zweiten Workshop, um die Ergebnisse noch weiter zu vertiefen. Dabei variieren die abgefragten Inhalte selbstverständlich je nach Unternehmen, Team und Projekt.
Die größten Stolperfallen beim Canvas
- Zu viele Details → Canvas verliert Fokus
- Falsches Publikum → Es fehlen Meinungen, die später blockieren
- Keine Verknüpfung zum Business Goal → Rein technische Sicht
- Keine Moderation → Diskussion dreht sich im Kreis
So nutzt du den Projektcanvas im Workshop – Schritt für Schritt
Ein Projektcanvas entfaltet seine größte Wirkung, wenn er im Team gemeinsam erarbeitet wird. So könnte ein typischer Ablauf aussehen:
1. Orientierung schaffen (10 Minuten)
Kurze Einführung: Warum machen wir das? Was soll am Ende entschieden sein?
→ Ziel: Gemeinsames Verständnis.
2. Zielgruppe klären (15 Minuten)
Gemeinsam sammeln: Wer profitiert? Wer nutzt? Welche Gruppen haben Anforderungen?
→ Tipp: Erst sammeln, dann clustern.
3. Erwartungen und Bedürfnisse (15 Minuten)
Welche Probleme sollen gelöst werden?
Welche Mehrwerte erwartet das Unternehmen?
→ Fokus auf „Wofür machen wir das überhaupt?“
4. Produkt bzw. Ergebnis definieren (15 Minuten)
Was entsteht konkret?
Welche Eigenschaften sind essenziell – welche „nice to have“?
→ Tipp: Drei Kernmerkmale definieren.
5. Business Goals (15 Minuten)
Wie zahlt das Projekt auf Unternehmensziele ein?
Welche strategischen Vorteile entstehen?
→ Hilfsfrage: „Was wäre ein messbarer Erfolg?“
6. Stakeholder identifizieren und priorisieren (20 Minuten)
Stakeholder-Mapping anhand Einfluss × Einstellung.
→ Ergebnis: Klare Kommunikationsmatrix.
7. Entscheidungen treffen & nächste Schritte (10 Minuten)
Was muss noch geklärt werden?
Wer übernimmt was?
→ Das wichtigste: Verantwortlichkeiten transparent machen.
Das Beste zum Schluss!
Wenn Du Interesse an der hier vorgestellten Projektcanvas Übersicht hast, kanst Du Dir gerne die dazugehörigen Folien aus unserem letzten Workshop kostenlos herunterladen.
Auf Wunsch führen wir gerne einen Projektstart-Workshop mit Dir und Deinem Projektteam durch. Kontaktiere uns dazu gerne über unser Kontaktformular oder über LinkedIn.
Unser Vorteil: Wir bringen Moderation, Klarheitstools und Projekterfahrung zusammen. Das Ergebnis ist kein schönes Board, sondern ein gemeinsames Commitment für den Projektstart.
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Häufige Fragen zum Projekt Canvas
Wie lange dauert ein Canvas-Workshop?
Ein bewährtes Zeitfenster ist 90-120 Minuten. Für komplexe Projekte lohnen sich zwei Sessions: eine für Orientierung, eine für Entscheidungen.
Für welche Projekte eignet sich ein Canvas?
Für alle Vorhaben, die Orientierung benötigen – unabhängig von Größe oder Methodik. Besonders wertvoll ist er bei Projekten mit vielen Stakeholdern oder unklaren Erwartungen.
Ist ein Canvas auch in agilen Umgebungen sinnvoll?
Ja, absolut. Er ergänzt Backlog, Vision und Roadmap, indem er den Projektstart strukturiert und das gemeinsame Verständnis stärkt, bevor es in Iterationen geht.
Was, wenn Teams sich im Canvas „festdiskutieren“?
Dann hilft Moderation: Timeboxing, klare Fragestellungen und Fokus auf Entscheidungen statt Perfektion. Ein Canvas ist ein Startpunkt, kein Endprodukt.
