Wann passiert genau was im Projekt? In diesem Beitrag geht es um den Zeitplan im Projektmanagement. Die nachfolgenden Schritte werden unternommen, wenn ein Projekt gestartet wird bis hin zur finalen Umsetzung.
Zeitplan Projektmanagement. Was ist das eigentlich?
Der Zeitplan ist eine Liste mit den notwendigen Arbeitsschritten im Projekt. Zudem erhält er alle Aufgaben, die im Rahmen des Projekts umzusetzen sind. Im Projektmanagement Zeitplan werden die Start- und Enddaten der Aktivitäten beschrieben und auch Abhängigkeiten gepflegt. Zudem können dort auch die Verantwortlichkeiten hinterlegt werden. Der Projektmanagement Zeitplan ist sozusagen die zeitliche und schriftliche Abfolge der Projekttätigkeiten.
Dabei wird das Projektmanagement Reifegradmodell durchlaufen.
Doch nicht nur die Aufgaben innerhalb eines Projekts unterliegen einem Zeitplan. Auch das Projekt an sich und die Evolution des Projekts unterliegt einem Zeitplan. Dahinter steckt die Frage: wann passiert was in einem Projekt.
So wird ein Projektmanagement Zeitplan erstellt
Wenn Du einen Projektmanagement Zeitplan erstellen willst, gehst Du am besten so vor:
- Liste der Arbeitsschritte erstellen
- Start- und Fälligkeitstermine festlegen
- Abhängigkeiten bestimmen
- Verantwortlichkeiten hinterlegen
- Prioritäten der Arbeitsschritte notieren
Der Projekt Zeitplan lässt sich dann beispielsweise mit Hilfe eines Gantt-Diagramms grafisch darstellen.
Projekt Zeitplan: das geschieht im Projektverlauf
Nur selten kann ein Projekt direkt mit der Formulierung der Idee gestartet werden. Projekte benötigen eine gewisse Vorlaufzeit und eine initiale Anforderungsaufnahme muss stattfinden. In unserem Artikel Robbe isst Projekt ist dies anhand eines Beispiels erklärt. In der Regel laufen die Projekte dann in den Phasen Idee, Entscheidung, Definition, Planung, Umsetzung und Abschluss ab. Im Nachfolgenden werden diese Projektphasen einzeln vorgestellt.
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Idee: das Projekt wird formuliert
Zunächst startet ein Projekt mit einer Idee, einer Vision (siehe auch: Projektvision formulieren). Darauf aufbauend werden erste grobe Anforderungen erfasst und Stakeholder identifiziert. Wenn der grobe Rahmen soweit abgesteckt ist, kommt es zur Projektbeauftragung. In dieser Phase ist es nun wichtig zu unterscheiden, ob das Projekt in einer klassischen Varianten oder mit agilen Arbeitsweisen umgesetzt werden wird.
Wann welche Projektmanagement-Methode zum Einsatz kommen kann, haben wir bereits in einem separaten Blogbeitrag diskutiert. Doch hier nochmal eine einfache Entscheidungshilfe.
Klassisches Projektmanagement eignet sich, wenn:
Die Anforderungen (das WAS) und auch die Umsetzung (das WIE) altbekannt und keine Überraschungen zu erwarten sind.
Beispiel: Brotbacken nach Anleitung. Das Rezept ist ist bekannt und wir kennen die einzusetzenden Geräte (das WIE). Das Ziel dabei: ein leckeres Brot backen, von dem wir satt werden (das WAS). Also kann hier ganz klassisch vorgegangen werden:
Analyse: welche Zutaten habe ich da und welche muss ich ggf. noch kaufen.
Umsetzung: Zutaten verrühren, in eine Form füllen und in den Backofen schieben.
Rollout: Brot zur angegebenen Zeit aus dem Backofen holen, abkühlen lassen und dann genießen.
Agiles Projektmanagement eignet sich, wenn:
Die Anforderungen nur vage bekannt oder im Rahmen des Projekts ermittelt werden müssen (das WIE). Und auch wenn wir eine Technologie oder einen Lösungsansatz wählen, den wir noch nicht kennen und es Teil der Aufgabe sein wird, das erst zu erlernen.
Beispiel: das WAS soll es ein, am Abend satt zu werden und eine Speise zu essen, die zu Käse und Oliven passt. Zudem soll sie glutenfrei sein. Das könnte jetzt ein Brot sein, muss es aber nicht. Das WIE im Beispiel ist noch komplett unbekannt. Wir wissen also nicht, ob wir einen Grill, den Backofen oder den Herd benötigen werden. Oder ob davon nichts benötigt wird.
Die Projektentscheidung
Wurden die grundlegenden Anforderungen beschrieben und das Vorgehensmodell gewählt, kann das Projekt in die Beauftragung gehen. Je nach Vorgehensmodell wird die Beauftragung unterschiedlich ausfallen. In klassischen Projekten wird zumeist eine sehr konkrete Kostenschätzung benötigt, was bei größeren Projekten auch eine initiale Analysephase notwendig macht.
Projektdefinition
In der Definitionsphase geht es darum, das Projekt näher zu beschreiben und den Rahmen festzustecken. Je nach gewählter Projektmanagement-Methode sehen die Arbeitsschritte hier wieder unterschiedlich aus. Zu den Arbeitsschritten in dieser Phase gehören:
- Zieldefinition klären
- Scope und Out of Scope abstecken
- Risiko-Analyse durchführen
- Stakeholder-Analyse durchführen
- Grobplanung als Vorbereitung der Planungsphase
- Kick off durchführen
Die Projektdefinition fällt bereits in den Verantwortungsbereich der Projektleitung bzw. des Product Owners.
Projektplanung
Je nach Projektmanagement-Methode wird diese Phase unterschiedlich lang ausfallen. Die Arbeitsschritte im klassischen Umfeld sind u.a.:
- Analysen durchführen
- Arbeitspakete spezifizieren
- Termine planen
- Ressourcen allokieren
- Kosten schätzen
- Qualität bestimmen
In einem agilen Kontext findet die Planung parallel zur Umsetzung und iterationsweise statt. Die Schritte sind dort auch enthalten, allerdings in anderer Ausprägung und Detailtiefe.
In diesem Schritt kommt auch der einleitend erläuterte Projektplanung Zeitplan wieder ins Spiel. Dazu sollte alles, was Sie im Rahmen des Projekts machen müssen, auf einer Liste stehen. Je nach Vorgehensmodell werden Sie diesen Plan mehr oder weniger detailliert erstellen.
Projektumsetzung
In der Projektumsetzung werden im klassischen Umfeld die zuvor geplanten Arbeitspakete umgesetzt. Im agilen Kontext wird sehr häufig mit User Stories gearbeitet. Diese werden im Zuge der Umsetzung spezifiziert, umgesetzt und wenn möglich ausgerollt.
Zu den Hauptaufgaben des Projektmanagements gehören in dieser Phase:
- Stakeholder-Management
- Risiko-Management
- Controlling
- Projektsteuerung
- Reporting
Projektabschluss
Ist die Umsetzungsphase abgeschlossen, erfolgt in der Regel eine Test- und/oder Abnahmephase. Je nach Ausprägung der Projektmanagement-Methode finden Abnahmen auch bereits als Teil der Umsetzung statt. Für das Projektmanagement fallen zum Projektabschluss noch drei wichtige Arbeitsschritte an:
- Fertigstellung der Projektdokumentation
- Durchführung eines Lessons Learned
- Formeller Projektabschluss / Projektfeier
Vorlage Projekt Zeitplan herunterladen
Lade hier unsere kostenlose Vorlage des Projekt Zeitplans als PDF-Datei herunter.
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