Die Toollandschaft im Projekt: vier Bereiche statt neun Werkzeuge

Warum die Werkzeugfrage die falsche erste Frage ist

Wenn in einem Projekt Informationen untergehen, fällt der Verdacht schnell auf die Werkzeuge. Es folgt eine Suche nach dem besseren, eine Testphase, eine Einführung, und ein halbes Jahr später gehen wieder Informationen unter. Das liegt daran, dass die Frage falsch gestellt war.

Ein Werkzeug beantwortet keine der Fragen, an denen Projektkommunikation scheitert: Wer entscheidet was, welcher Anlass gehört in welchen Kanal, und wo landet ein Ergebnis, damit es in einem Jahr noch jemand findet. Es macht die Antworten nur bequemer, wenn es sie gibt.

Deshalb lohnt es sich, vor der Werkzeugfrage eine Ebene höher zu gehen und zu fragen, welche Bereiche ein Projekt überhaupt abdecken muss. Das sind vier, und sie sind unabhängig davon, wie viele Programme im Einsatz sind.

Vier Bereiche, die abgedeckt sein wollen

Vier Bereiche heißen nicht vier Programme. Manche Werkzeuge decken zwei ab, manche eines halb. Entscheidend ist nur, dass es auf jede der vier Fragen genau eine Antwort gibt und dass alle im Projekt dieselbe kennen.

Der häufigste Fehler ist die Doppelung, nicht die Lücke

Eine Lücke fällt auf. Wenn es keinen Ort für Protokolle gibt, merkt das jeder beim ersten Protokoll. Eine Doppelung fällt nicht auf, denn beide Orte funktionieren ja.

Der typische Fall: Ein Dokument liegt im Wiki, eine Fassung davon auf dem gemeinsamen Laufwerk, und eine dritte hängt als Anhang an einer Mail. Alle drei Orte sind sinnvoll, jeder für sich. Zusammen erzeugen sie eine Frage, die jedes Mal neu beantwortet werden muss: Welche Fassung gilt?

Aus dieser Frage entsteht der Zeitverlust, den Untersuchungen zum digitalen Arbeitsalltag regelmäßig bei rund einem Fünftel der Arbeitszeit verorten. Er entsteht nicht durch das Bedienen der Werkzeuge, sondern durch das Springen zwischen ihnen und durch das Nachdenken darüber, wo etwas hingehört.

Wofür ein Werkzeug gebaut ist, und wofür nicht

Der zweite Teil des Satzes wird selten aufgeschrieben, und er ist der nützlichere. Vier Beispiele, die in fast jeder Firma vorkommen.

Ein Wiki ist gebaut für Wissen, das bleibt: Entscheidungen, Konzepte, Vorgehen. Es ist nicht gebaut für Dateiablage im großen Stil und nicht für den Austausch mit Externen. Wer es dafür benutzt, bekommt eine Suche, die nichts mehr findet.

Ein Ticketsystem ist gebaut für Arbeit mit Zuständigkeit und Termin. Es ist nicht gebaut für gemeinsames Denken. Eine Diskussion in Ticketkommentaren ist nach zwei Wochen nicht mehr rekonstruierbar, weil sie keine Reihenfolge hat.

Ein Whiteboard ist gebaut für die halbe Stunde, in der eine Gruppe etwas sortiert. Es ist nicht gebaut für Dauer. Was auf einem Whiteboard bleiben soll, gehört danach woandershin, und wenn das niemand tut, war die Sitzung umsonst.

E-Mail ist gebaut für das, was einen Empfänger und einen Nachweis braucht. Sie ist nicht gebaut für Abstimmung im Team und nicht für Zwischenstände. Das ist die Zeile, gegen die am häufigsten verstoßen wird, und zwar aus einem verständlichen Grund: E-Mail ist der einzige Kanal, den wirklich alle haben.

Die Grenze steht vor der Bedienbarkeit

Bevor über Oberflächen geredet wird, gehört eine Frage geklärt, die keine Geschmacksfrage ist: Welche Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit gelten in der Firma? Serverstandort, Auftragsverarbeitung, Umgang mit personenbezogenen Daten.

Was diese Anforderungen nicht erfüllt, fällt aus der Auswahl, egal wie gut es sich bedienen lässt. Diese Reihenfolge spart eine Testphase, an deren Ende jemand aus der Rechtsabteilung nein sagt.

Den eigenen Werkzeugkasten aufnehmen

Die Aufnahme dauert zwanzig Minuten und braucht vier Spalten. Sie funktioniert allein und im Team, im Team ist sie ergiebiger, weil dabei auffällt, dass zwei Personen dieselbe Frage verschieden beantworten.

• Bereich. Die vier von oben, in dieser Reihenfolge.
• Womit wir das tun. Nicht, was lizenziert ist, sondern was tatsächlich benutzt wird.
• Doppelt oder Lücke. Zwei Einträge in einer Zeile sind eine Doppelung, eine leere Zeile ist eine Lücke.
• Was uns das kostet. Ein Satz je markierter Zeile. Ohne diese Spalte bleibt die Aufnahme eine Bestandsliste.

Die vierte Spalte ist die, die zu einer Entscheidung führt. „Wir haben zwei Ablagen" ist eine Feststellung. „Wir haben zwei Ablagen, und deshalb fragt mich jede Woche jemand, welche gilt" ist ein Anlass, eine davon abzuschaffen.

Was danach kommt

Aus einer Doppelung folgt eine Entscheidung, und aus der Entscheidung folgt eine Zeile in der Vereinbarung des Teams. Genau dafür sind Working Agreements da: Sie halten fest, welcher Kanal wofür gilt und wo das Ergebnis landet, damit die Frage nicht jedes Mal neu beantwortet werden muss.

Und aus einer Lücke folgt selten ein neues Werkzeug. Meistens folgt daraus, dass ein vorhandenes für etwas benutzt wird, wofür es gebaut ist und wofür es bisher niemand benutzt hat.