Working Agreements: vier Zeilen, an die sich ein Team hält

Eine Antwort, die im falschen Kanal steht

Eine Kollegin schreibt am Dienstagmorgen eine Frage in den Teamchat. Sie braucht die Antwort bis Mittwoch. Der Kollege, der sie beantworten kann, liest den Chat zweimal am Tag und ist an diesem Dienstag in Terminen. Am Mittwochmittag ist die Frage offen, die Kollegin ist verstimmt, und der Kollege versteht nicht, warum: Er hat ja geantwortet, nur eben am Mittwochnachmittag.

Beide haben sich richtig verhalten, gemessen an dem, was sie für verabredet hielten. Sie hielten nur Verschiedenes für verabredet. Das ist kein Kommunikationsproblem und kein Charakterfehler, es ist eine fehlende Vereinbarung.

Solche Situationen sind teuer, ohne aufzufallen. Sie erzeugen keinen Streit, sondern Wartezeit, Nachfragen und eine leise Erwartung, dass man Dinge zur Sicherheit doppelt schickt. Genau daraus wachsen die fünf bis sieben Kanäle, die in verteilten Projekten heute parallel laufen.

Was ein Working Agreement ist, und was nicht

Ein Working Agreement ist die schriftliche Antwort eines Teams auf die Frage, wie es zusammenarbeitet. Es ist keine Betriebsvereinbarung, kein Prozessdokument und nichts, was jemand genehmigt. Es ist eine halbe Seite, die das Team selbst schreibt und selbst ändert.

Der Unterschied zu einer Absprache im Meeting ist, dass es nachlesbar ist. Wer neu dazukommt, liest es, statt zu fragen. Wer sich nicht daran hält, kann darauf angesprochen werden, ohne dass es persönlich wird: Es steht ja da.

Der Unterschied zu einem Teamvertrag oder einer Werteliste ist, dass es sich auf Verhalten bezieht und nicht auf Haltung. „Wir gehen wertschätzend miteinander um" ist eine Haltung und lässt sich nicht prüfen. „Fragen im Chat werden bis zum nächsten Werktag beantwortet" ist Verhalten und lässt sich prüfen.

Die vier Fragen, die es beantworten muss

1. Welcher Kanal für welchen Anlass

Nicht: welche Werkzeuge wir haben. Sondern: wofür wir welches benutzen. Eine Entscheidung gehört nicht in denselben Kanal wie eine Terminverschiebung, und ein Zwischenstand nicht in denselben wie eine Freigabe.

Die kürzeste brauchbare Fassung nennt drei bis fünf Anlässe und ordnet jedem genau einen Kanal zu. Mehr wird nicht gelesen. Wichtig ist, dass jeder Anlass genau einen Kanal hat: Zwei Kanäle für dasselbe sind schlimmer als einer für zweierlei, denn dann muss jedes Mal jemand entscheiden, und niemand weiß, wo er zuerst nachsieht.

2. Welche Reaktionszeit gilt je Kanal

Das ist die Zeile, die den meisten Ärger auflöst, und die am häufigsten fehlt. Sie muss nicht ehrgeizig sein. „Chat: bis zum nächsten Werktag" ist eine brauchbare Zusage, wenn sie stimmt. Eine Zusage, die man nicht halten kann, ist schlechter als gar keine.

Zwei Dinge gehören dazu: Was passiert, wenn es schneller gehen muss (dann ist es ein Anruf und kein Chat), und was passiert, wenn jemand die Zusage nicht halten kann (dann sagt er das, und zwar im selben Kanal).

3. Wann sind wir erreichbar, und wann ausdrücklich nicht

Der zweite Teil ist der wichtigere. Verteilte Arbeit erzeugt eine stille Erwartung, dass alle immer erreichbar sind, und die hält niemand lange durch. Ein Team, das aufschreibt, dass zwischen 9 und 11 Uhr nicht auf Nachrichten geantwortet wird, hat damit nicht weniger Verfügbarkeit, sondern eine verlässliche.

Hier gehört auch hinein, wie mit Randzeiten umgegangen wird. Wer abends schreibt, weil es ihm dann einfällt, ist in Ordnung; eine Antwort am selben Abend zu erwarten, ist es nicht. Beides gehört in denselben Satz.

4. Wo landet das Ergebnis

Eine Entscheidung, die nur im Gespräch existiert, ist in vier Wochen verschwunden. Diese Zeile sagt, wo sie hinkommt, und zwar so genau, dass niemand suchen muss.

Das ist zugleich die Zeile mit dem größten Hebel gegen Doppelablage. Wer sie ernst nimmt, merkt schnell, dass die Firma zwei Orte für dasselbe hat, und muss sich entscheiden. Genau das ist der Zweck.

Jede Zeile braucht einen Prüfpunkt

Das ist die eine Regel, an der ein Working Agreement steht oder fällt. Wer zu einer Zeile nicht sagen kann, woran man merkt, dass sie eingehalten wird, hat keinen Beschluss aufgeschrieben, sondern einen Wunsch.

Die rechte Spalte klingt kleinlich, und das ist Absicht. Nur die rechte Spalte lässt sich in einer Retrospektive überprüfen, und nur was überprüft wird, hält sich.

In dreißig Minuten geschrieben

Ein Working Agreement entsteht nicht in einem Workshop, sondern in einer halben Stunde am Ende eines Termins, den es ohnehin gibt. Der Ablauf, der sich bewährt hat:

• Zehn Minuten Bestandsaufnahme. Alle Kanäle auflisten, die im Projekt vorkommen, auch die informellen. Je Kanal eintragen, wofür er benutzt wird und wo das Ergebnis landet. Wo die Antwort „kommt darauf an" lautet, bleibt das Feld leer, und die leeren Felder sind der Ertrag.
• Fünfzehn Minuten schreiben. Vier Zeilen, mehr nicht. Wer eine fünfte schreiben will, streicht dafür eine andere. Die leeren Felder aus Schritt eins müssen beantwortet sein.
• Fünf Minuten prüfen. Je Zeile die Frage: Woran merken wir, dass wir uns daran halten? Wo darauf keine Antwort kommt, wird die Zeile umformuliert oder gestrichen.

Danach hängt es dort, wo das Team ohnehin täglich hinsieht. Ein Working Agreement in einem Ordner, den niemand öffnet, ist keines.

Was danach passiert

Die Vereinbarung ist der Anfang, nicht das Ergebnis. Zwei Dinge halten sie am Leben.

Sie wird gebrochen, und das ist in Ordnung. Wichtig ist nur, dass es jemandem auffällt. Deshalb der Prüfpunkt. Ein Bruch, den niemand bemerkt, ist ein Zeichen dafür, dass die Zeile nichts geregelt hat, was jemanden stört.

Sie kommt regelmäßig auf den Tisch. Einmal im Quartal in einer Retrospektive reicht. Drei Fragen: Welche Zeile hat getragen? Welche hat sich niemand gemerkt? Was fehlt, das inzwischen wehtut? Wer das zweimal macht, hat ein Dokument, das die Firma beschreibt statt eines, das sie ermahnt.

Wenn dabei auffällt, dass die Reibung nicht an den Kanälen liegt, sondern daran, dass niemand weiß, wer etwas entscheiden darf, ist das ein anderes Thema. Dafür lohnt der Blick auf Rollenklarheit im Team, denn eine Vereinbarung über Kanäle kann eine fehlende Zuständigkeit nicht ersetzen.