ADR: eine Entscheidung in vier Feldern festhalten

Entscheidungen verschwinden schneller als Dokumente

Ein Protokoll hält fest, dass etwas entschieden wurde. Es hält selten fest, warum. Und genau das ist die Information, die in einem Jahr gebraucht wird, wenn die Lage sich geändert hat und jemand wissen will, ob die Gründe noch gelten.

Ohne diese Information passiert eines von zwei Dingen. Entweder wird die Entscheidung noch einmal diskutiert, mit denselben Argumenten und ohne das Wissen darum, was damals dagegen sprach. Oder sie wird beibehalten, weil niemand sie in Frage stellen will, obwohl ihre Grundlage längst weggefallen ist. Beides ist teuer, und das zweite ist teurer.

Woher das Format kommt

Architecture Decision Records stammen aus der Softwarearchitektur. Dort halten Teams damit fest, warum ein System so gebaut ist, wie es gebaut ist, weil der Code das nicht erklärt. Das Format hat sich durchgesetzt, weil es klein genug ist, um tatsächlich geschrieben zu werden.

Außerhalb der Softwareentwicklung ist es kaum verbreitet, obwohl das Problem dasselbe ist. Überall dort, wo eine Entscheidung mehrere Teams betrifft oder lange nachwirkt, hilft ein Format, das sie nachvollziehbar macht: Zuständigkeiten, Prozesse, Werkzeugwahl, Zusammenarbeit mit Externen.

Vier Felder, vier Fragen

Das dritte Feld ist das, das am häufigsten fehlt, und das einzige, das in einem Jahr wirklich gebraucht wird. Eine Begründung ohne die verworfene Alternative ist keine Begründung, sondern eine Behauptung.

Zwei Fassungen derselben Entscheidung

Der Unterschied liegt nicht in der Länge. Die rechte Spalte nennt Namen, Zeitpunkte und das, was wegfällt. Die linke könnte zu jeder beliebigen Entscheidung gehören, und deshalb hilft sie bei keiner.

Wann sich ein ADR lohnt, und wann nicht

Nicht jede Entscheidung braucht einen. Wer alles dokumentiert, dokumentiert bald nichts mehr. Drei Anlässe rechtfertigen den Aufwand:

• Sie betrifft mehrere Teams. Dann wird sie an mehreren Stellen wirksam, und mindestens eine davon war nicht im Raum.
• Sie wirkt lange nach. Alles, was schwer zurückzudrehen ist: Werkzeuge, Zuständigkeiten, Verträge, Strukturen.
• Sie war umstritten. Gerade dann. Eine Entscheidung, über die niemand diskutiert hat, wird auch später niemand hinterfragen.

Umgekehrt braucht eine Entscheidung, die eine Person allein trifft und die in zwei Wochen erledigt ist, keinen. Für sie genügt eine Zeile im Protokoll.

Wer ihn schreibt, und wo er liegt

Geschrieben wird er von der Person, die die Entscheidung verantwortet, und zwar am selben Tag. Wer eine Woche wartet, schreibt eine Erinnerung und keine Entscheidung.

Abgelegt wird er dort, wo jemand ihn sucht, der die Entscheidung nicht kennt. Das ist fast nie der Chatverlauf und fast immer die Wissensablage der Firma, an derselben Stelle wie die übrigen, damit sie in Reihenfolge stehen. Ein ADR, der einzeln irgendwo liegt, wird nicht gefunden.

Ein Satz je Feld reicht oft. Entscheidend ist, dass er existiert. Ein ADR, der eine Seite lang ist, wird nicht geschrieben; einer mit vier Zeilen wird geschrieben und gelesen.

Was ein ADR nicht ist

Er ersetzt keinen Entscheidungsprozess. Er macht ihn nachvollziehbar. Wer unklare Zuständigkeiten hat, bekommt durch das Format keine klaren; er bekommt eine gut dokumentierte Unklarheit.

Deshalb gehört vorher geklärt, wer überhaupt was entscheiden darf und in welchem Modus. Dazu lohnt der Blick auf Entscheidungsfindung zwischen Selbstorganisation und Klarheit. Und wenn die Entscheidungen regelmäßig in denselben Terminen hängen bleiben, liegt es oft nicht an den Personen, sondern an der Meeting-Architektur.

Der Test

Ob ein ADR taugt, lässt sich in zwei Minuten prüfen, und zwar nicht von der Person, die ihn geschrieben hat. Jemand anderes liest ihn vor, und die Gruppe sagt, was sie nicht versteht.

Das ist die ganze Prüfung. Wer sie zweimal gemacht hat, schreibt beim dritten Mal von selbst genauer, denn dann weiß er, welche Stellen ohne den eigenen Kopf nicht funktionieren.