Wir reden in diesem Blog immer über Projektmanagement, aber was ist das eigentlich genau? Der Begriff wird häufig verwendet, doch nicht immer ist klar, was genau dahintersteckt.
Projektmanagement ist weit mehr als nur das Verwalten von Aufgaben und Terminen. Es geht darum, komplexe Vorhaben zu strukturieren, Ressourcen optimal zu nutzen und die gewünschten Ziele effizient zu erreichen.
Aber was genau macht ein Projekt aus und welche grundlegenden Prinzipien liegen dem Projektmanagement zugrunde? Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über die Definition eines Projekts und die wesentlichen Aspekte des Projektmanagements.
Definition eines Projekts
Nach der DIN-Norm 69901 ist ein Projekt ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit, aber auch Konstante der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist wie z.B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen sowie die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben. Darüber hinaus verfügt ein Projekt über eine projektspezifische Organisation.
Hier noch einmal die Eigenschaften eines Projekts im Überblick:
- Definiertes Ziel
- Kompliziertes Vorhaben
- Einmaligkeit
- Gewisse Unsicherheit
- Start und Ende
- Projektphasen
- Rahmenbedingungen
Beispiele für Projekte:
- Bauprojekte: Der Bau eines neuen Hauses oder einer Brücke.
- IT-Projekte: Die Entwicklung einer neuen Software oder die Implementierung eines neuen IT-Systems in einem Unternehmen.
- Marketingprojekte: Die Einführung eines neuen Produkts oder die Durchführung einer umfassenden Werbekampagne.
- Forschungsprojekte: Wissenschaftliche Studien zur Erkundung neuer Technologien oder medizinischer Behandlungen.
- Veranstaltungsprojekte: Die Organisation einer großen Konferenz oder eines Firmenjubiläums.
Gemäß dieser Definition ist beispielsweise der Bau einer Produktionsanlage ein Projekt, die regelmäßige Wartung der Maschinen dieser Anlage jedoch nicht.
Während Projekte durch ihre Einmaligkeit, klaren Ziele und zeitlichen Begrenzungen charakterisiert sind, bestehen operative Aufgaben aus fortlaufenden, wiederkehrenden Tätigkeiten, die keinen spezifischen Abschluss haben.
Was ist Projektmanagement?
Um nun also ein Projekt erfolgreich durchführen zu können, benötigen wir das Projektmanagement. Diese ist die Disziplin, die sich mit der Planung, Überwachung und Steuerung aller Aspekte eines Projekts befasst.
Ziel ist es, die Projektziele innerhalb der definierten Beschränkungen – in der Regel Zeit, Budget und Umfang – zu erreichen. Ein effektives Projektmanagement erfordert die Anwendung bestimmter Kenntnisse, Fähigkeiten, Werkzeuge und Techniken, um den gesamten Projektlebenszyklus zu steuern.
Welche Aufgaben beinhaltet das Projektmanagement?
Als Projektmanager hat man vielfältige Aufgaben und Verantwortungen. Um nur einige der Aufgaben zu nennen:
- Überblick herstellen
- Strukturieren
- Motivieren & Teamzusammensetzung
- Koordinieren & Steuern
- Zeit/Kosten/Leistung im Gleichgewicht halten
- Ziele & Meilensteine
- Nachsteuern und Anpassen
- Evaluieren
- Team steuern
Die Phasen des Projektmanagements
Der Projektlebenszyklus gliedert sich typischerweise in fünf Phasen:
- Initiierung: Definition des Projekts und Identifizierung der Ziele, des Umfangs und der Stakeholder. Diese Phase ist der Start des Projekts.
- Planung: Ausarbeitung eines detaillierten Plans, der Zeitpläne, Ressourcenanforderungen und Budgets umfasst. Hier findet auch das Start Kick-off statt.
- Durchführung: Umsetzung des Projektplans und Koordination der Teamarbeit.
- Überwachung und Kontrolle: Kontinuierliche Überprüfung des Fortschritts und Anpassung der Planung bei Bedarf.
- Abschluss: Formeller Abschluss des Projekts, Übergabe der Ergebnisse und Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse. Lessons Learned dokumentieren.
Das Magische Dreieck
Das magische Dreieck des Projektmanagements beschreibt die drei Hauptparameter – Zeit, Kosten und Umfang. Diese Parameter sind eng miteinander verbunden, und Änderungen an einem Parameter beeinflussen zwangsläufig die anderen beiden.
Soll beispielsweise ein Projekt möglichst schnell abgeschlossen werden und wenig kosten, dann muss wohl am Umfang gespart werden.
Projektmanagementmethoden
Es gibt verschiedene Ansätze und Methoden im Projektmanagement. Die traditionelle Wasserfallmethode ist linear und sequentiell, während agile Methoden, wie Scrum und Kanban, flexibler und iterativer sind. Agile Methoden sind besonders nützlich für Projekte, die schnelle Anpassungen und kontinuierliches Feedback erfordern.
Immer beliebter sind auch hybride Methoden, die Ansätze aus klassischen und agilen Projektmanagement vereinen.
Bedeutung des Projektmanagements
Projektmanagement ist entscheidend für die effiziente und effektive Durchführung von Projekten. Es stellt sicher, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden, verbessert die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team und trägt zur Erreichung der strategischen Ziele einer Organisation bei. Effektives Projektmanagement kann die Produktivität steigern, Kosten senken und die Zufriedenheit der Stakeholder erhöhen.
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