Was sind typische Probleme in Projekten und wie können sie gelöst werden? Darum wird es in diesem Beitrag gehen.
Probleme treten in (fast) jedem Projekt früher oder später auf. Was sie gemeinsam haben: sie gefährden die geplante Fertigstellung. Was dagegen hilft: Vorbereitung. Denn die typischen Probleme in Projekten sind vorhersehbar. Auch wenn man sie vielleicht nicht vollständig vermeiden kann, stehen die Chancen groß, mit guter Vorbereitung die Auswirkungen auf die Auslieferung zu verringern.
Probleme im Projektmanagement sollten möglichst frühzeitig erkannt werden, um entsprechend gegensteuern zu können. Denn wenn das Problem schon dafür gesorgt hat, dass der Projektplan sehr aus dem Ruder gelaufen ist, wird dies umso schwieriger und das Projekt könnte zur Katastrophe werden.
Probleme priorisieren
Im ersten Schritt kann der Projektmanager eine Liste von aktuellen oder möglichen Problemen erstellen und diese bewerten. Da sich die gleichen Probleme häufig wiederholen, ist es so möglich, sich auf diese vorzubereiten und Lösungen zu finden. Besonders hilfreich sind bei diesem Schritt Tools wie Trello (siehe auch Online Projektmanagement Tools), in denen der Projektmanager sehen kann, bei welchen Tasks es Verzögerungen gibt und Fristen nicht eingehalten werden konnten. Auch der Austausch mit dem Team hilft dabei, Probleme zu benennen.
Steht die Liste der Probleme, sollten diese bewertet und priorisiert werden. Denn nicht jedes Problem hat die gleichen Auswirkungen auf den Projekterfolg und ist deswegen mehr oder weniger kritisch. Untersuche dabei jedes Problem auf folgende Fragestellungen und Auswirkungen:
Zeit
Ist das Projekt durch das Problem zum Stillstand gekommen? Wie sehr wird sich die Fertigstellung verzögern? Ein Problem, welches zum Erliegen der Projektarbeit führt, hat selbstverständlich die höchste Priorität.
Kontrolle
Hast Du selbst Einfluss auf das Problem? Was kann das Team tun, um das Problem zu beheben?
Behebung
Kann das Problem überhaupt behoben werden? Wenn ja, was wird dies kosten und wie kompliziert ist die Lösung? Was wird benötigt, um das Problem beheben zu können.
Kosten
Welche Kosten fallen durch die Projektverzögerung an, die durch das Problem verursacht wurde? Welche Kosten sind notwendig, um das Problem zu beheben.
Auf Basis dieser Fragen lässt sich jedes Problem priorisieren und dessen Auswirkungen auf den Projektverlauf abschätzbar.
Für jedes einzelne Problem kannst Du jetzt im Team entschieden, was damit geschehen soll: Eliminieren, Vermeiden, Managen oder Ignorieren.
So können Lösungen für jedes Problem gefunden werden.
- Kleinere Probleme ohne große Auswirkungen können eventuell sogar einfach ignoriert werden.
- Große Probleme, die zum Projektblocker werden können, benötigen eine sofortige Lösung.
Mit 5 Warums die typischen Probleme analysieren
Probleme treten also immer auf: eine spannende Frage ist aber das “Warum”. Eine schnelle Problemlösung eliminiert nicht die Grundursache. Diese zu finden, ist aber entscheidend, um das Problem in Zukunft womöglich ganz aus dem Weg räumen zu können.
Eines der effektivsten Tools zur Grundursachenanalyse ist die 5-Warums-Technik.
Entwickelt wurde diese Methode von Sakichi Toyoda, einem japanischen Erfinder und Industriellen. Das Ziel ist es ein Problem so gründlich zu untersuchen, bis Du die wahre Ursache findest. Oft ist diese sehr überraschend in einem ganz anderen Bereich zu finden, als man zunächst erwartet hat.
Beispiel der 5 Warums Technik
Hier ist ein Beispiel aus dem Projektmanagement zur Anwendung der 5 Warums
Problembeschreibung: „Wir können die Endanwender nicht so früh im Projekt involvieren.“
1. Warum?
Weil wir dann zu große Erwartungen schnüren.
2. Warum?
In der Vergangenheit haben wir das häufig gemacht. Und dann nicht geliefert.
3. Warum?
Wir wussten selbst noch nicht, was wir eigentlich wollten.
4. Warum?
Wir hatten uns keine Gedanken zur Vision gemacht und nicht geklärt, wozu das Projekt umgesetzt werden soll.
5. Warum?
Wir hatten sowas vorher nie gebraucht. Das Projektbudget wurde gewürfelt und dann haben wir halt einfach irgendwas umgesetzt. Das wurde auch nie kontrolliert. Anders als jetzt. Nun müssen wir Rechenschaft darüber ablegen, wofür wir unsere Arbeitszeiten verbrauchen.
In diesem Beispiel ist das Grundproblem also schlussendlich beim Budget zu finden.
Das Budget wurde vorher nicht gekoppelt mit konkreten Ergebnissen. In der Zeit war es aus Sicht des Budgets nicht notwendig, die Zielgruppe zu befragen.
Wie gehe ich damit jetzt genau vor?
Um ein mit den 5 Warums analysiertes Problem zu lösen, solltest Du das ganze Team mit einbeziehen. Gemeinsam werden Maßnahmen besprochen, die das Grundproblem lösen und entsprechend das Problem, welches zu Verzögerungen im Projekt geführt hat.
Typische Projektblocker
Probleme, die in nahezu jedem Projekt auftreten, kommen häufig aus den folgenden Bereichen. Das Wissen darüber kann bereits in der Vorbereitung und Projektplanung helfen, diese potenziellen Probleme zu vermeiden.
Kollegen
Der Faktor Mensch ist in jedem Projekt entscheidend. Gutes Teammanagement ist ein wichtiger Skill für jeden Projektmanager. Wenn Kollegen zu Blockern werden, kann dies zahlreiche Ursachen haben. Möglicherweise blockieren sie das Projekt unabsichtlich, weil sie ihre Ideen oder ihren Status im Unternehmen schützen wollen.
Teammitglieder versuchen sich vielleicht zu profilieren und sorgen so für Verzögerungen. Oder die scheuen einfach Veränderungen und mögliche Mehrarbeit. Dies herauszufinden, gehört zu den Aufgaben jedes Projektmanagers. Die wichtigste Entscheidung: wen braucht es unbedingt im Team, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
Abhängigkeiten
In kleinen agilen Teams treten andere Probleme auf, als in Teams, bei denen es sehr viele Beteiligte gibt. Dies ist im Projektplan zu berücksichtigen. Wenn beispielsweise von Beginn an zu wenig Zeit für Überprüfungen und Feedbackketten eingeplant wird, ist eine Verzögerung im Projektplan vorprogrammiert.
Technik
Probleme aus dem Bereich der Technik kommen leider meist unvorhergesehen. Serverausfälle, Systemdefekte, neue Tools, die Einarbeitung erfordern sind nur einige Beispiele. Was alle gemeinsam haben: sie erfordern zumeist viel Zeit und Geld, um sie zu beheben.
In diesem Bereich hilft es aus der Vergangenheit zu lernen und einen Notfallplan in der Tasche zu haben. Welche Probleme sind schon einmal aufgetreten und wie lassen sie sich lösen? Sollte dieses Problem dann tatsächlich auftreten, kann der Projektleitende schnell reagieren und entscheiden.
Task- und Zeitmanagement
Um Probleme im Aufgabenmanagement erkennen zu können, ist die Verwendung von Aufgabenmanagement-Tools unabdingbar. Typische Probleme können zu viel Multitasking oder fehlende Anleitung sein. Die Lösungen sind hier sehr individuell, mit den einzelnen Teammitgliedern zu finden.
Das Gleiche gilt für das Zeitmanagement, welches ein typisches Projektmanagementproblem ist. Probleme in diesem Bereich lassen sich durch das Anpassen des Zeitplans sowie das Outsourcen von Aufgaben lösen. Hier sollte der Projektleiter von Beginn an darauf achten, Zeitpuffer für Feedbacks einzuplanen.
Kommunikation
Kommunikationsprobleme im Team sind kaum zu vermeiden – aber können durch frühzeitiges Erkennen abgemildert werden. Ineffektive Kommunikation im Team kann zu Spannungen und deutlich sinkender Arbeitsmotivation führen. Regelmäßige Gespräche und das Achten auf Anzeichen von schlechter Kommunikation können verhindern, dass die Kommunikationsprobleme zum Projektblocker werden.
Wenn Du in deiner Arbeit als Product Owner oder Projektleiter hier Unterstützung benötigst, schau gerne mal bei der Product Owner Ausbildung vorbei.
Fazit zu den typischen Problemen im Projekten
Kurz zusammengefasst: Probleme in Projekten treten immer auf. Und ihre Auswirkungen lassen sich durch gute Vorbereitung abmildern. Für einen Projektmanager kann die Analyse der Probleme und Entwicklung von Lösungsstrategien entscheidend zum Projekterfolg beitragen.
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