In der Planungsphase wird das Projekt in Teilergebnisse und Arbeitspakete unterteilt. Dazu kann der Projektstrukturplan (kurz PSP) verwendet werden. Im Englischen wird dieser Plan Work Breakdown Structure, kurz WBS, genannt.
Die Vorarbeit für den Projektstrukturplan bietet die Initiierungsphase eines Projekts. Diese kann zum Beispiel mit einem Projekt Canvas abgebildet werden.
Danach sind die grundlegenden Anforderungen vorhanden. Die Stakeholder sind identifiziert und die Vision wurde formuliert. Jetzt kann entschieden werden, welches Vorgehensmodell für das Projekt angewandt wird.
Übersicht durch Projektstrukturplan
Stehen die Anforderungen fest und wurde das Vorgehensmodell entschieden, kann die Unterteilung des Projekts beginnen. Dazu gibt es drei mögliche Wege: Unterteilung nach Phasen, Funktionen und Objekte.
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Patric Eid
Projektmanagement Training 24 von 28
Thema: Projektstrukturplan
Unterteilung nach Projektphasen
Bei der Unterteilung nach Projektphasen werden die Teilschritte zeitlich begrenzt voneinander betrachtet. Beispiel: ein Projekt besteht (nach der Initiierung) aus den Phasen Analyse, Umsetzung und Test. In realen Projekten kann es Vorbereitungsphasen, Kontrollphasen, Initiierungsphasen und weitere Phasen geben.
Danach werden für jede Phase die notwendigen Arbeitspakete erstellt. Also die Einzelschritte, die vorgenommen werden müssen, um die jeweiligen Teilabschnitte umzusetzen.
Bei dieser zeitorientierten Unterteilung gehen wir also durch die jeweilige Phase und bestimmen Top Down, was gemacht werden muss.
Unterteilung nach Funktionen
Die zweite Möglichkeit ist eine Unterteilung des Plans nach Funktionen. Dabei wird der PSP nach den Organisationseinheiten unterteilt, die am Projekt beteiligt sind. Sind am Projekt beispielsweise Marketing, Vertrieb und IT involviert, so erhalten alle 3 Organisationseinheiten einen eigenen Bereich innerhalb des PSP. Das weitere Vorgehen mit dem Erstellen der Arbeitspakete ist dann wieder identisch.
Unterteilung nach Objekten
Die dritte Möglichkeit ist das Erstellen des PSP auf Basis von Objekten. Hierbei wird das Projekt in logische Teilprojekte unterteilt. Soll beispielsweise die Webseite erneuert werden, so könnten die Teilprojekte „Daten alte Seite“, „Konzeption neue Seite“, „Webseiten-Migration“ und „Anbindung after Sales-Prozesse sein“. Darauf aufbauend werden dann wieder die Arbeitspakete für die jeweiligen Bereiche erstellt.
Bottom Up vs Top Down
Grundsätzlich kann die Erstellung auch Bottom Up erfolgen. Egal nach welcher Vorgehensweise der PSP erstellt wird. Hierzu überlegt man sich zunächst die Arbeitspakete und weist sie anschließend passenden Teilprojekten zu. Oder generiert auf Basis der Arbeitspakete dann die Teilprojekte.
Warum machen wir uns die Mühe mit dem PSP?
Auf Basis der Daten können Zeiten besser geschätzt werden. Zudem ist eine Unterteilung des Projekts in Teilprojekte möglich. Der PSP kann die Projektkoordination und Projektkommunikation unterstützen.
In einem agilen Projekt würde man so allerdings nicht vorgehen. Im PSP wird bereits sehr detailliert geplant, was im agilen Kontext unter den Rahmenbedingungen der Unsicherheit bzgl. der Anforderungen, nicht möglich ist. Hier würde eher eine Story Map als Alternative eingesetzt werden.
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