Die Projektvorbereitung und Projektinitiierung legt die Basis für ein erfolgreiches Projekt. Beides wird leider sehr häufig vernachlässigt, was große Probleme mit sich führen kann. Die Ziele sind nicht klar und das Projekt entwickelt sich in eine falsche Richtung, oder das Budget wird nicht frühzeitig angepasst.
Damit ein Projekt von Anfang an auf gesunden Beinen steht, sollte viel Wert auf eine ausgewogene Projektvorbereitung liegen. Dazu gehört unter anderem die ausführliche Erstellung eines Projektcanvas. Das gilt nicht nur bei klassischen, sondern auch bei agilen Projekten. Denn agil bedeutet nicht, dass man keinem Plan folgt. Sondern es bedeutet, im Projekt anders mit einem Plan umzugehen.
Bedingungen für ein erfolgreiches Projekt
Für ein erfolgreiches Projekt gelten die nachfolgenden Bedingungen:
- Die richtigen Menschen im Team
- Eine geeignete Projektmanagement Methode
- Gute Führung (auch außerhalb des Projektteams)
- Konsistente und effektive Projektstruktur
- Offene und vertrauensvolle Kommunikation
- Vertrauen
- Eigenverantwortung
Wenn diese Bedingungen erfüllt sind, beginnt die Projektvorbereitung. Dazu werden zumindest die Projektvision, die Ziele/Nicht-Ziele und die gegenseitigen Erwartungen definiert bzw. besprochen.
Nachfolgend stellen wir Tipps zu den drei Themengebieten vor, die gemeinsam im Projektteam erfolgen.
1. Projektvision gemeinsam erarbeiten
Bei der Erarbeitung der Projektvision sollte das gesamte Projektteam inkl. relevanten Stakeholder beteiligt sein. Dabei stellt sich das Team die Fragen: wen und was genau adressiert das Projekt? Was ist der Nutzen des Projekts und was sind die konkreten Unternehmensziele? Und wie sieht die genaue Zielgruppe aus?
2. Ziele und Nicht-Ziele des Projekts kennen
Hierbei geht es darum, gemeinsam mit den Stakeholdern die Ziele des Projekts zu definieren. Was soll das Projekt erreichen? An was erkennt man, dass die Projektziele erfolgreich waren? Bei den Nicht-Zielen geht es um die Abgrenzung. Was soll das Projekt nicht verfolgen? Was ist nicht Bestandteil des Projekts?
Sowohl Ziele als auch Nicht-Ziele können in Form eines Project Inceptions festgehalten werden.
3. Erwartungen (aller) klären
Welche Erwartungen haben die Stakeholder an das Projekt? Und welche Erwartungen haben die Teammitglieder gegenüber sich selbst, den Stakeholdern und dem Projekt? Dies gilt es früh im Projekt zu klären, um die Weichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu stellen.
Darum zuerst die Vision klären
Zuerst Vision klären, dann Ziele beschreiben und zuletzt die Erwartungen abfragen. Warum diese Reihenfolge?
Mit Hilfe der Vision ist der Nordstern gesetzt. Das gemeinsame übergeordnete Ziel. Der Grund, warum man in dem Workshop zusammensitzt. Wenn hier alle abgeholt und auf einem Nenner sind, dann können die konkreten daraus folgenden Projektziele geklärt werden. Und dann auch die Abgrenzung der Nicht-Ziele. Also das, was mit dem Projekt nicht erreicht werden soll.
Als dritter Agenda-Punkt stehen die Erwartungen der Projektbeteiligten. Warum erst so spät? Für die Vision und die Projektziele war vielleicht nur ein Rumpfteam, oder ein Kernteam zusammen. Die Erwartungen müssen mit allen Beteiligten geklärt werden. Das findet ggf. zu einem späteren Zeitpunkt statt, wenn geklärt ist, welche Personen in dem Team benötigt werden.
Weitere Punkte
Auch diese weiteren Punkte spielen für einen effektiven Projektstart und ein erfolgreiches Projekt eine Rolle:
- Für eine Aufbruch-Stimmung sorgen
- Externe Räume für Workshops bereitstellen
- Anforderungsworkshops extern moderieren lassen
- Freude bei der Tätigkeit haben
- Intrinsische Motivation
Das benötigt ein erfolgreiches Projekt
Ein strukturierter Projektstart stellt die Weichen für ein erfolgreiches Projekt. Doch wie starte ich ein Projekt? Es gehört nicht viel Aufwand dazu, einen ordentlichen Projektbeginn und Projektrahmen (z.B. mittels Project Inception) zu erstellen und mit allen Projektbeteiligten zu teilen. Leider vernachlässigen Teams dies oft in agilen Projekten. Die Projektinitiierung ist nur in wenigen Büchern beschrieben und so fehlt es hier an den theoretischen Kenntnissen. Siehe dazu auch die Bücherempfehlungen zu Projektmanagement-Büchern.
Das Praxishandbuch Agiles Projektmanagement und Scrum (2019) von Patric Eid vermittelt einen allgemeinen Überblick über die Anwendung von Scrum als agiles Framework. Zudem erläutert das Buch, wie man Scrum im Rahmen eines Projektes einsetzen kann und welche Projektphasen es in einem agilen Projekt gibt.
Vor allem das Project Inception ist anschaulich erklärt und es wird ein umfangreiches Beispiel vorgestellt. In der Übersicht der Projektmanagement-Bücher findest Du noch weitere spannende Bücher zum Thema.
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