Ein Projektcanvas (Canvas = Leinwand) ist eine Methode im Projektmanagement, bei welcher die wichtigsten Informationen und Fakten eines Projektes so übersichtlich, strukturiert und knapp wie möglich visualisiert werden. Es handelt sich dabei um einen visualisierten Projektsteckbrief und beinhaltet die grundlegenden Informationen eines Projekts.
Die Steckbrief Vorlage soll dazu dienen, schnell einen Überblick über das gesamte Projekt, inklusive der Zielgruppe, der Stakeholder, der Erwartungen und der Produkteigenschaften, zu erhalten und jederzeit einsehen zu können. Im Grunde hilft das Projekt-Canvas dabei, Klarheit im Projekt zu schaffen und sicherzustellen, dass das Projekt nicht in Schieflage gerät.
Warum geraten Projekte in Schieflage?
Das sind die häufigsten Ursachen, warum Projekte in Schieflage geraten:
- Projekte starten ad hoc
- Stakeholder sind nicht bekannt oder nicht involviert
- Unklare Ziele und/ oder Anforderungen
Damit dies nicht passiert, sollte der Projektstart eine wichtige Rolle im gesamten Projekt einnehmen. Die Projektmanagement Methoden und Rahmenbedingungen müssen allen bekannt und alle Erwartungen und Rollen im Team geklärt sein.
Außerdem sollen alle Projektmitglieder:innen die Möglichkeit haben, jederzeit konstruktives Feedback zu erhalten und geben zu können. Auch Teambuilding Maßnahmen und lockere Kaffee-Talks tragen zur Produktivität und zum Gemeinschaftsgefühl des Teams bei.
Weitere Tipps und Strategien zum Projektstart erhältst Du in unserer ausführlichen Projektstart Checkliste. Die richtige Kommunikation vor, während und nach dem Projekt ist ebenfalls ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Projekts. Lies dazu gerne unseren Beitrag über die richtige Kommunikation im Team.
Projekt Canvas Beispiel
Für die Darstellung eines Projektcanvas haben wir ein Beispielprojekt betrachtet. Die Hauptaufgabe dieses Projekts ist es, Kaffeemaschinen für alle Abteilungen zu besorgen. Hier sind die weiteren Rahmenbedingungen des Projekts:
- Versicherungsunternehmen mit 180 Mitarbeiter:innen aus Mainz
- 6 Abteilungen (Marketing, Vertrieb, IT, Personal, Buchhaltung, Sachbearbeitung)
- 14 Küchen
- 111 Mitarbeiter:innen haben Bedarf an einer Kaffeelösung angemeldet (die Abteilungen IT und Sachbearbeitung sind dabei am stärksten vertreten)
- Die Geschäftsführung besteht aus 3 Personen, von denen keine Person Kaffee trinkt
Product Vision Board – Projektcanvas
Die folgenden 5 Punkte müssen bei der Erstellung des Projekt Canvas geklärt und schriftlich festgehalten werden. Hier sehen sie eine allgemeine Übersicht des Boards:
1. Zielgruppe
Wer wird primär durch das Produkt angesprochen? Wer sind die Zielkunden? Und wer soll der Anwender des Produkts sein?
In unserem Beispiel würde die Zielgruppe aus allen Kaffeeliebhaber:innen, Kaffeetrinkenden Mitarbeiter:innen, sowie Jobinteressenten, die eine angenehme Firmenkultur bevorzugen, bestehen. Auch können Mitarbeiter:innen, die keinen Kaffee trinken, in Betracht gezogen werden, wenn die Maschine auch für Kakao, Tee oder ähnliches geeignet ist.
2. Erwartungen
Welche Probleme wird das Produkt lösen? Welchen Mehrwert generiert es für den Anwender? Und welchen Mehrwert generiert es für den Kunden?
Die Erwartungen an eine Kaffeemaschine könnten beispielsweise eine entspannte Firmenkultur, bessere Kommunikation zwischen den Kolleg:innen, sowie Zeitersparnis, sein.
3. Produkt
Was ist das Alleinstellungsmerkmal des Produkts bzw. des Ergebnisses? Und wieso soll es überhaupt entwickelt bzw. umgesetzt werden?
Betrachtet man sich das Produkt in unserem Beispiel, so können Ideen, wie ein personalisierter und umweltschonender Kaffeebecher, besondere Kaffeesorten, Lounge Bereiche, etc. entstehen.
4. Business Goal
Welchen Nutzen hat das Produkt für das Unternehmen? Was sind die Unternehmensziele des Produkts?
Business Goals im Beispiel der Kaffeemaschine können ein nachhaltiges Branding oder eine ausgeglichene Work-Life Balance, und damit gesteigerte Produktivität der Mitarbeiter*innen, sein.
5. Stakeholder
Bei der Auflistung der Stakeholder bietet es sich an, die verschiedenen Gruppe auf einer Matrix je nach deren Einfluss und Einstellung zum Projekt anzuordnen. Bezüglich unseres Beispiels sieht diese Matrix dann wie folgt aus:
Mit dem Ausfüllen des Projekt Canvas im Rahmen eines Workshops ist der erste Schritt zu einem effektiven Projektstart getan. Je nach Projektgröße benötigt es jedoch einen zweiten Workshop, um die Ergebnisse noch weiter zu vertiefen. Dabei variieren die abgefragten Inhalte selbstverständlich je nach Unternehmen, Team und Projekt.
Das Beste zum Schluss!
Wenn Du Interesse an der hier vorgestellten Projektcanvas Übersicht hast, kanst Du Dir gerne die dazugehörigen Folien aus unserem letzten Workshop kostenlos herunterladen.
Auf Wunsch führen wir gerne einen Projektstart-Workshop mit Dir und Deinem Projektteam durch. Kontaktiere uns dazu gerne über unser Kontaktformular oder über LinkedIn.
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