Das Projektcontrolling spielt eine maßgebliche Rolle in der Projektplanung und -steuerung.
Gemäß Definition nach DIN 69901 ist Projektcontrolling die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“
Es geht vor allem um Steuerung
Im Projektcontrolling steht „Controlling“ vor allem für „Steuerung“ und weniger für „Kontrolle“ und es umfasst alle Tätigkeiten, die es braucht um ein Projekt über die gesamte Laufzeit hinweg zu steuern und auf Kurs zu halten.
Es wird unterschieden zwischen operativem Projektcontrolling und strategischem Projektcontrolling. Es gibt verschiedene Verfahren und Methoden die im Projektcontrolling eingesetzt werden können.
Welche Methode der Projektleiter wählt, hängt unter anderem von der Größe des Projekts und des Unternehmens ab, sowie von den relevanten Kennzahlen und Messwerten.
Welche Ziele hat das Projektcontrolling?
Projektcontrolling kann die Erfolgsrate von Projekten steigern. Der Überblick über das gesamte Projekt ermöglicht es dem Projektmanagern rechtzeitig auf Risiken zu reagieren und steuernd einzugreifen.
Das Ziel des Projektcontrolling ist also den Projektablauf in Übereinstimmung mit der Planung zu halten und das Projekt so erfolgreich abzuschließen.
Damit das Project Controlling durchgeführt werden kann sind vorab Kennzahlen festzulegen. Anhand dieser kann der Projektleiter dann überprüfen ob das Projekt noch auf Kurs ist.
Voraussetzungen für ein erfolgreiches Projekt Controlling
Transparente, nachvollziehbare Ziele
Um überhaupt Projektcontrolling durchführen zu können, bedarf es natürlich eines möglichst detaillierten Projektplanes. In diesem Projektplan sollten auch klar die Ziele definiert werden. Bei der Zieldefinition ist darauf zu achten, dass diese transparent und nachvollziehbar sind.
Korrekte Kostenzuordnung
Während des Projekts müssen alle Kosten laufend korrekt dem Projekt zugeordnet werden. Besonders schwer fällt dies häufig bei den Personalkosten. Hier ist die Planung und Einrichtung von eigenen Kostenstellen im Vorfeld wichtig, um später alle Kosten korrekt dem jeweiligen Projekt zuordnen zu können.
Erfassung von Kennzahlen
Wichtige Kennzahlen sollten immer zeitnah erfasst und dem Projektleiter zur Verfügung gestellt werden. Nur so kann dieser auf Abweichungen schnell genug reagieren.
Transparente Kommunikation
Nur wenn alle Zahlen und Vorkommnisse offen und ehrlich kommuniziert werden, ist ein zielführendes Projektcontrolling möglich.
Offene Fehlerkultur
Vertuschte Fehler werden zu spät erkannt und führen zu hohen Folgekosten und mehr Aufwand. In einem Unternehmen, in dem Fehler erlaubt sind und als Chance zum Lernen betrachtet werden kann man diese Probleme vermeiden.
Klare Rahmenbedingungen
Im Projektcontrolling werden die Ist-Daten mit den geplanten Soll-Daten verglichen. Wenn Abweichungen auftreten muss analysiert werden warum. Ein Grund können veränderte Rahmenbedingungen sein. Umso wichtiger ist es, diese zu Beginn des Projekts klar festzulegen um eine Abweichung aus diesem Grund ausschließen zu können.
Maßnahmen auf Wirksamkeit hin überprüfen
Anhand des Vergleichs der Kennzahlen kann im Projektcontrolling überprüft werden, welche Maßnahmen wirksam sind und welche nicht. Der Projektleiter kann so entsprechend steuern und Maßnahmen, die keine Wirksamkeit haben verändern.
Fazit
Das Projektcontrolling ist ein fortlaufender Prozess, den der Projektleiter von Beginn bis Ende des Projektes verantwortet. Dabei muss er das Projekt gesamtheitlich im Blick behalten. Wichtig ist sich immer wieder bewusst zu machen, dass Projektcontrolling nicht “Kontrolle” sondern “Steuerung” bedeutet.
Durch reine Kontrolle wird das Projekt nicht auf Kurs gehalten, der Projektleiter muss mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Controlling entsprechend gegensteuern.
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