Wie sieht eine nachhaltige Projektvorbereitung aus? Und wie starte ich ein Projekt? Für einen Projektstart sind es nur wenige Punkte, die benötigt werden, damit dieser reibungslos gelingt. Doch ist er immens wichtig, denn der Projektstart ist der Beginn einer Reise, die zu einem erfolgreichen Ende führen soll.
Obwohl es viele Herausforderungen und Hindernisse geben wird, ist es wichtig, dass Du gut vorbereitet bist, um diese zu überwinden. Der Projektstart kann Dir helfen, Deine Ziele zu erreichen und am Ende ein Ergebnis zu sehen, auf das Du Stolz sein kannst.
Die Planung entscheidet
Eine gute Planung und Vorbereitung ist essenziell, um sicherzustellen, dass Dein Projekt erfolgreich gestartet werden kann. Wenn Du gut vorbereitet bist, kannst Du besser auf unerwartete Situationen reagieren und die bestmöglichen Ergebnisse erzielen. Durch eine strukturierte Planung können Risiken minimiert werden und unvorhergesehene Kosten vermieden werden. So ist es möglich, mehr Kontrolle über den Projektablauf zu haben und unnötige Verzögerungen zu vermeiden. Dieses Vorgehen hilft auch dabei, Zeit und Geld zu sparen.
Ein guter Projektstart schafft eine solide Basis für den weiteren Verlauf des Projekts. Er stellt sicher, dass alle Beteiligten über die Vision des Projekts informiert sind und schafft Klarheit in Bezug auf Ziele und Erwartungen. Auf diese Weise kann die Arbeit effizienter und effektiver gestaltet werden – was letztlich auch dem Erfolg des Projekts zugutekommt. Es ist nicht immer leicht, den richtigen Weg zum optimalen Projektstart zu finden. Hier ist eine Projektvorbereitung Checkliste, die dabei helfen kann, einen guten Weg zu finden.
5 Schritte, um Deinen Projektstart erfolgreich vorzubereiten
Bist Du bereit? 5 Schritte, um Deinen Projektstart erfolgreich vorzubereiten:
- Definiere klare Ziele
Definiere Dein Ziel: Was soll das Projekt erreichen? Wenn Du weißt, was Du willst, hast Du einen besseren Überblick über den Verlauf des Projekts und kannst gezielter agieren. Außerdem kannst Du auch so den Projekterfolg besser beurteilen.
- Kläre die Erwartungen
Setze Dich mit den Teilnehmenden des Projekts auseinander: Es ist wichtig zu wissen, mit wem Du es zu tun hast und welche Erwartungen die anderen an das Projekt haben. Dadurch kannst Du besser mit ihnen umgehen und Fehler vermeiden, damit Dein Projekt keine Katastrophe wird.
- Bereite Dich vor
Bereite Dich gut vor: Wenn Du Dir Zeit nimmst, um das Projektziel und die Teilnehmenden zu analysieren, kannst Du besser vorbereitet am Start sein. Das erspart Dir Zeit und Mühe im Verlauf des Projekts.
- Schaffe Vertrauen
Halte Deine Versprechen: Ein guter Start ist auch ein Start mit Sicherheit! Verspreche nichts, was Du nicht halten kannst – nur so kannst Du Vertrauen schaffen und die Erwartungen Deiner Mitstreitenden erfüllen.
- Think positive
Sei positiv!: Der beste Weg, einen guten Start zu haben, ist es, positiv in die Zukunft zu blicken. Bleib offen für Neues und lass Dich nicht von negativen Gedanken ablenken!
Wie starte ich ein agiles Projekt?
Es gibt tatsächlich viele Menschen, die setzen agil mit planlos gleich. Oder auch mit sprunghaft und beweglich. Und argumentieren, dass da keine Planung und keine Projektvorbereitung dazu passt. Und dann gibt es die Literatur. Viele Bücher beginnen mit dem Produkt und dem Team. Das Produkt ist bereits klar und muss noch noch in User Stories formuliert werden. Und das Team arbeitet das Backlog ab. Eine vorausschauende Roadmap-Planung? Findet nicht statt.
Doch wie starte ich ein Projekt am besten? Auch in agilen Projekten gibt es eine Projektstartphase und ein Projekt Kick off. Der Projektstart ist eine elementare Projektphase und findet auch in der agilen Welt beachten. Dieser Artikel befasst sich mit dieser Phase und zeigt auf, welche Bedingungen dafür erfüllt werden müssen. Der hier vorgestellte Projektstart ist zielsicher, flexibel und universell. Nach dem Projektstart können Sie entscheiden, ob Sie das Projekt mit agilen Mitteln umsetzen möchten oder auf eine klassische Vorgehensweise setzen.
Projektvorbereitung Checkliste
Bevor ein Projekt richtig losgeht, muss der Projektrahmen abgesteckt werden (siehe dazu auch Projektmanagement Reifegradmodell). Dazu ist es wichtig zu wissen, wer die Stakeholder sind und wie die Projektvision lautet. Auch sollten die Projektziele und In-Scope und Out-of-Scope geklärt sein, bevor das Projekt final gestartet wird.
An dieser Stelle eine kurze und nicht vollständige Projektvorbereitung Checkliste:
- Die wichtigsten Stakeholder identifizieren
- Das Budget klären
- Die Projektvision klar formulieren
- Projektziele herausstellen
- In-Scope und Out-of-Scope beschreiben
Die weiteren Schritte für das Minimalset haben wir im Zipresso Impuls Podcast zusammengestellt. Zudem haben wir in der Projektstart Checkliste eine PDF-Datei mit Strategien für den Projektstart zusammengestellt.
Podcast-Episode zur Projektstart Checkliste
Checkliste für den Projektstart lieber hören statt lesen?
Wie starte ich ein Projekt im agilen Umfeld?
Sobald klar ist, dass ein Projekt gestartet werden soll, ist bereits ein wesentlicher Teil getan. Nun stellt sich die Frage, wie es mit dem Projektstart weitergeht. Angenommen das Projekt wird mit Hilfe von Scrum umgesetzt. Wie entsteht nun das Product Backlog? Ab wann ist der Product Owner in das Projekt involviert?
Auch diesen Fragen wollen wir uns in diesem Beitrag widmen.
Checkliste für den Projektstart gesucht? Hier die kostenlose Projektstart Checkliste herunterladen!
Projektstart 1: Erst der Rahmen, dann das Bild
Wenn das Projekt gestartet werden soll, müssen grundlegende und richtungsweisende Dinge geklärt werden. Wer muss alles in das Projekt eingebunden werden, also wer sind die Stakeholder und welche Bedürfnisse und Erwartungen haben sie? Wir werden uns zunächst die Stakeholder betrachten und gehen dann auf die Projektziele ein.
Eine der wichtigsten Disziplinen: Stakeholder-Management
Kurz-Definition Stakeholder: alle Personen oder Gruppen, die unmittelbar am Projekt beteiligt sind, davon beeinflusst werden oder denken, dass sie beeinflusst werden könnten.
So gehst Du vor:
Schreibe die Projektbeteiligten, die Stakeholder auf. Wenn Du das vorher noch nicht gemacht hast, erstelle Dir eine einfache Liste mit Personen, die:
- direkt vom Projektergebnis profitieren und
- Auswirkungen auf den Projekterfolg haben oder haben könnten.
Wenn Du zumindest diese beiden Gruppen evaluiert hast, sind die wichtigsten Stakeholder schonmal aufgenommen. Wenn Du damit bereits etwas erfahrener bist, kannst Du zudem noch eintragen, ob die Stakeholder Ihrem Projekt positiv oder negativ gegenüber gestimmt sind. Das heißt, ob sie dem Projekt freudig gegenüber sehen oder es eher ablehnen. Du kannst die Stakeholder dabei auch gerne auf einer Skala bewerten (1 = komplett dagegen bis 5 = komplett dafür).
Ein weiterer Aspekt ist der Einfluss, den jeder Stakeholder auf den Projektausgang hat. Wenn Du den Einfluss kennst, kannst du daraus einen Kommunikationsplan erstellen. Auch beim Bewerten des Einflusses bietet sich die Verwendung einer Skala von 1 bis 5 an.
Projektziele und Nutzen
Hast Du die Stakeholder erfasst, kannst Du den weiteren Rahmen des Projekts betrachten:
- Welche Ziele verfolgt das Projekt? Welche Ziele sollen eben nicht damit erreicht werden?
- Welchen Nutzen hat das Projekt für das Unternehmen oder für den Kunden, der es in Auftrag gegeben hat?
- Wer wird am Ende der Anwender sein? Für wen wird es gemacht, also wer gehört alles zur Zielgruppe?
Diese und noch weitere Fragen müssen geklärt worden sein, bevor das Projekt überhaupt gestartet werden kann. Es bietet sich an, eine gleichbleibende Projektstruktur über alle Projekte des Unternehmens hinweg aufzubauen. Das kann in Form eines Project Inceptions, eines Anforderungstableus oder einer Projekt-Checkliste erfolgen. Im weiteren Verlauf stellen wir das Project Inception als Projektvorlage vor. Am Ende des Beitrags findest du dazu auch eine Vorlage, die du für deinen nächsten Projektstart einsetzen kannst.
Das Project Inception als Projektvorlage
Das Project Inception ist das Projektdeckblatt und eine Art Projektstart Checkliste, welche vor der formalen Beauftragung des Projekts erstellt wird. Es beinhaltet projektspezifische Informationen und sorgt für Transparenz im Projekt. Das formale Dokument trägt zu einem einheitlichen Aussehen von Projektbeauftragungen bei. Zudem ermöglicht es einen schnellen Einstieg in ein Projekt für neue Mitarbeiter:innen.
Die Projektstart Checkliste beinhaltet zumeist* die nachfolgenden Punkte:
- Projektname
- Projekt-Vision / Elevator Pitch
- Projekthintergrund / Ausgangslage
- Projekt-Ziele und Nicht-Ziele
- Nutzen
- Projektinhalt: In-Scope und Out-of-Scope
- Stakeholder
- Risiken
- Rollen und Team
- Schnittstelle zur Gesamtstrategie und anderen Projekten
- Priorität: Qualität, Kosten, Nutzen oder Zeit
* Je nach Projekt benötigst Du noch weitere, oder gar weniger der oben genannten Elemente aus dem Project Inception.
Das Project Inception wird vor der Projektbeauftragung erstellt und mit den wesentlichen Informationen befüllt, die zur formellen Projektbeauftragung benötigt werden. Sobald die Projektbeauftragung vorliegt, wird das Project Inception zu einem working document, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Es dient zur Prüfung, ob das Projekt weiterhin auf Kurs ist und die Ziele verfolgt. Zudem ermöglicht es neuen Team-Mitgliedern einen schnellen Einstieg in das Projekt und macht das Projekt für andere Teams/Abteilungen transparent.
Das Project Inception wird im Verlauf der Projektvorbereitung und Projektinitiierung erstellt und kontinuierlich gepflegt. Hier ist der größte Hebel für erfolgreiche Projekte nochmals genauer dargelegt.
Projektstart 2: Vorgehensmodell auswählen
Welches Vorgehensmodell zu Deinem Projekt passt, hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Unter anderem solltest DU es davon abhängig machen, ob die eingesetzte Technologie neu oder altbekannt ist. Also davon, ob Du es mit neuen Anforderungen zu tun haben wirst, oder ob Dir die Anforderungen bereits komplett klar sind und das Projekt eigentlich „nur noch“ umgesetzt werden muss.
Nicht bei jedem Projekt eignet sich beispielsweise Scrum oder Kanban. Auch andere Vorgehensmodelle wie Kanban, Wasserfall oder Design Thinking sind nicht in jedem Fall geeignet. Vielleicht passt bei deinem Projekt auch ein V-Modell besser. Oder Lean Startup…
Stelle Dir die folgenden Fragen:
- Ist die Technologie bekannt?
- Haben wir ähnliches bereits in der Vergangenheit gemacht?
- Kennen wir bereits alle Anforderungen?
- Können wir eine Planung über die nächsten 3 Monate machen?
Bewerte die Fragen jeweils auf einer Skala von 1 bis 5. Bilde dann Mittelwerte der Fragen 1 und 2, sowie 3 und 4. Und zeichne dann das Ergebnis auf einer Skala ein, wobei die Stacey Matrix als Grundlage dient. Im Blogbeitrag wann welche Projektmanagement Methode haben wir das Vorgehen nochmal detaillierter beschrieben. Im Ergebnis wirst du eine Annäherung auf die Frage erhalten, welches Vorgehensmodell für dein Vorhaben geeignet ist. Bist Du auf der Matrix zum Beispiel in dem Bereich unten links, dann wird ein sogenanntes klassisches Modell wie Wasserfall eher zu deinem Projekt passen, als beispielsweise Scrum oder Extreme Programming.
Projektstart 3: Von der Idee ins Backlog
Wenn der Rahmen definiert ist, beginnt das Aufnehmen der Anforderungen. Dabei wird im agilen Umfeld kein Pflichtenheft erstellt, in dem bereits alles fertig ausformuliert worden ist. Dennoch muss auch im agilen Umfeld bereits ein grober Rahmen abgesteckt werden, aus dem sich das initiale Backlog befüllen lässt.
Projektleiter oder Product Owner?
Gibt es noch einen Projektleiter, oder übernimmt der Product Owner dessen Funktion in einem agilen Projekt. Einfache Antwort: es kommt drauf an!
Ist das Projekt sehr komplex und mehrere Teams sind involviert, gibt es vermutlich einen teamübergreifenden Projektleiter. Vielleicht wird die Rolle Projektleiter aber auch auf ein Gremium aus Product Ownern aufgeteilt.
Es ist wichtig, dass alle Aufgaben eines Projektleiters auch weiterhin ausgefüllt werden. Wenn das gegeben ist, muss die Rolle nicht unbedingt zusätzlich besetzt werden. Wenn nicht, ist ein Projektleiter auch in einem agilen Projekt zwingend erforderlich.
So entsteht das Product Backlog
Die Anforderungen werden durch den Product Owner (gerne mit Unterstützung) aufgenommen und erfasst. Hierzu verwendet er zum Beispiel Epics oder erfasst die Anforderungen in Textform, beispielsweise in Confluence (siehe dazu auch unseren Beitrag zu den besten Online Projektmanagement-Tools).
Wenn die groben Anforderungen abgesteckt worden sind, werden die ersten User Stories daraus generiert. Der Product Owner versucht nun, das Product Backlog so aufzubauen, dass die User Stories für die nächsten 2 bis 3 Sprints bereits im Product Backlog verfügbar sind.
Im allerersten Sprint – also Sprint 0 – ist das Backlog noch leer. Die Aufgabe des Teams ist es, das Backlog erstmal zusammen mit dem Product Owner zu füllen.
Projektstart Checkliste: Project Inception Vorlage
Projektname:
Eindeutiger und wieder erkennbarer Name des Projekts.
Elevator Pitch:
Kurze Projektbeschreibung in wenigen Sätzen, inkl. Abgrenzung zu bisherigen Lösungen und anderen Projekten.
Ausgangssituation / Projekthintergrund:
Warum wird das Projekt gestartet?
Ziele:
Welche Ziele werden mit dem Projekt erreicht?
Welche Ziele werden nicht erreicht?
Woran wird die Zielerreichung erkannt?
Nutzen:
Welchen Nutzen hat das Unternehmen / der Auftraggeber durch die Umsetzung?
Ergebnisse:
Woran wird erkannt, dass das Projekt erfolgreich beendet worden ist?
Welche Ergebnisse liegen dann vor?
Prioriäten:
| Prioritäten | Top | Mittel | Normal | Niedrig |
|---|---|---|---|---|
| Umfang | x | |||
| Zeit | x | |||
| Kosten | x | |||
| Qualität | x |
Projektinhalt:
Was ist alles Bestandteil (In-Scope)?
Out-of-Scope:
Das wird im Projekt nicht umgesetzt.
Ungeklärt:
Themen, bei denen noch nicht abzusehen ist, ob Sie In-Scope oder Out-of-Scope sein werden.
Nicht-funktionale Anforderungen:
Welche Anforderungen an das Projekt gibt es, die nicht unter In-Scope aufgelistet worden sind?
Meilensteine:
Auflistung der Kern-Meilensteine, die bereits früh im Projekt bekannt oder gesetzt worden sind.
Rollen / Team:
Wer ist alles im Team?
Welche Rollen werden benötigt / besetzt?
Schnittstellen:
Welche Schnittstellen hat das Projekt zu anderen Projekten oder Teams?
Welche Schnittstelle hat das Projekt zur Gesamtstrategie des Unternehmens?
Wie starte ich ein Projekt? Weiterführende Literatur
Das Praxishandbuch Agiles Projektmanagement und Scrum (2019) von Patric Eid vermittelt einen allgemeinen Überblick über die Anwendung von Scrum als agile Methode. Zudem wird erläutert, wie man Scrum im Rahmen eines Projektes einsetzen kann und welche Projektphasen es in einem agilen Projekt gibt.
Vor allem die Projekt Checkliste (das Project Inception) wird anschaulich erklärt und es wird ein umfangreiches Beispiel vorgestellt. In der Übersicht der Projektmanagement-Bücher findest Du noch weitere spannende Bücher zum Thema.
Das Beste zum Schluss!
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