Wie gehe ich als Projektmanager mit vielen parallel laufenden Projekten um?
Als Projektmanagerin oder Projektmanager hast du in den meisten Fällen nicht nur ein Projekt zu managen sondern mehrere Projekte gleichzeitig. Das Multiprojektmanagent birgt viele Herausforderungen, die jedoch mit der richtigen Planung und Organisation gut zu meistern sind. Umso mehr Projekte gleichzeitig zu managen sind, desto höher wird die Gesamt-Komplexität.
Der wichtigste Tipp: schaffe Struktur und setze effiziente Prozesse auf.
Strukturen schaffen und effiziente Prozesse zu schaffen ist leichter gesagt, als getan. Eine der größten Herausforderungen ist es, in der Rolle der Projektleitung stets den Überblick zu behalten – nicht nur über die anstehenden Aufgaben sondern auch die personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
Dabei stellen sich in Unternehmen häufig folgende Herausforderungen:
- Projektportfolio: Welches Projekt befindet sich in welchem Status?
- Ressourcen: Wer arbeitet gerade an welchen Themen und ist wie weit ausgelastet?
- Skills: Welche Skills liegen im Projekt vor, wo gibt es Schulungsbedarf?
- Neue Projekte: Haben wir Skills und Kapazitäten dafür?
Oft stehen die gleichzeitig ablaufenden Projekte in Abhängigkeit zueinander. Wenn die Übersicht fehlt, kommt es dann zu Fehlplanungen und falschen Priorisierungen.
Die Schaffung von Struktur und Effizienz kann zwar Abhilfe schaffen, doch den Überblick zu behalten kann dennoch schwierig sein. Jede Entscheidung beeinflusst direkt oder indirekt auch die anderen Projekte.
Übersicht durch Projektmanagementtools
Ein Tool kann den Projektmanager oder der Projektmanagerin beim Überblick unterstützen. Doch zu oft wird das nächstbeste Tool eingesetzt, ohne eine ausreichende Recherche durchzuführen.
Das gewählte Tool muss zu den individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens passen.
Daher sollte zunächst eine grundierte Analyse erfolgen. Und dann mehrere Tools miteinander verglichen werden, um zu dem passenden Tool für die individuelle Situation zu finden.
Im Multiprojektmanagement bedarf es einer übergeordneten Planung, in der auch die Schnittstellen visualisiert werden können, sowie die Road Maps stets im Blick behalten werden. Nicht alle Tools sind dazu geeignet.
Die Auswahl des richtigen Tools für Multiprojektmanagement
Folgende Schritte können dabei helfen, das passende Tool zu finden. Die Vorarbeit der Analyse hilft dabei, die individuellen Bedürfnisse abzuklären und so ein Tool zu finden, dass den Projektmanager tatsächlich unterstützt und entlastet.
Schritt 1: Prozesse dokumentieren.
Die aktuellen Prozesse in den Abteilungen müssen alle in das neue Tool aufgenommen werden. Dazu sollten alle aktuellen Prozesse erhoben und dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig keine Schritte auszulassen und die Prozesse detailgetreu zu beschreiben. Nur so können wir in einem späteren Schritt beurteilen, ob ein Tool diese Prozesse auch abbilden kann.
Bonus: Wir können die erhobenen Prozesse auf den Prüfstand stellen und untersuchen, ob die Prozesse so noch notwendig sind oder verschlankt werden können.
Schritt 2: Good Practices herausarbeiten.
Innerhalb dieser Prozesse sollten die Abläufe herausgearbeitet werden, die sich im Alltag bewährt haben. Also welche Prozesse sind unabdingbar und müssen beibehalten werden? Und welche Prozesse werden ggf. gelebt, aber existieren vielleicht nicht offiziell?
Schritt 3 Tools evaluieren.
Aus einer Auswahl von möglicher Tools erfolgt eine genau Untersuchung auf die benötigten Funktionen. Besonderes Augenmerk sollte hier darauf liegen, ob die bestehenden (sinnvollen!) Prozesse abgebildet werden können.
Schritt 4: Prozessvorschläge der Tools evaluieren.
Die gängigsten Projektmanagement-Tools bringen in der Regel vordefinierte Prozesse und Abläufe mit. In den meisten Tools sind diese anpassbar an individuelle Bedürfnisse. Dennoch kann es nicht schaden zu untersuchen, ob diese Prozesse dem Unternehmen ggf. weiterhelfen. In diesem Schritt werden also die Prozesse der Tools betrachtet und es wird evaluiert, in wie weit die bestehenden Prozesse sich damit vereinbaren oder optimieren lassen.
Schritt 5: Change vorbereiten.
Die gesammelten Erkenntnisse werden zusammengetragen und bewertet. Wenn möglich, wird sich auf ein Projektmanagement-Tool festgelegt, in dem die Wunsch-Prozesse abgebildet werden.
In diesem Schritt könnte es auch sein, dass mehrere Tools parallel ins Rennen gehen und noch einer weitergehenden Untersuchung unterworfen werden.
Es ist ein großes Change-Projekt
Die Evaluierung und Einführung eines Projektmanagementtools für Multiprojektmanagement ist ein groß angelegtes Change-Projekt, das durch erfahrene Kräfte begleitet werden sollte.
Diese Kenntnisse sind für eine erfolgreiche Umsetzung seitens des Projektmanagers notwendig:
- Objektiver Blick auf bestehende Prozesse.
- Einbringen von Vorschlägen zur Prozessoptimierung.
- Wille zur Einarbeitung in verschiedene Tools.
- Erhebung einer IST-/SOLL-Analyse.
- Begleitung als Change Manager.
Wenn die Projektmanagerin oder der Projektmanager nicht genügend Erfahrung in diesen Bereichen hat, empfiehlt es sich einen externen Berater in den Prozess einzubeziehen.
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