Wie gehe ich als Projektmanager mit vielen parallel laufenden Projekten um?
Als Projektmanager hast Du in den meisten Fällen nicht nur ein Projekt zu managen, sondern mehrere Projekte gleichzeitig. Das Multiprojektmanagement birgt viele Herausforderungen, die jedoch mit der richtigen Planung und Organisation gut zu meistern sind. Je mehr Projekte gleichzeitig zu managen sind, desto mehr steigt auch die Komplexität.
Der wichtigste Tipp: schaffe Struktur und setze effiziente Prozesse auf.
Das ist jedoch leichter gesagt als getan. Eine der größten Herausforderungen ist es, als Projektmanager stets den Überblick zu behalten – nicht nur über die anstehenden Aufgaben, sondern auch die personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
Dabei stellen sich in Unternehmen häufig folgende Herausforderungen:
- Welches Projekt befindet sich in welchem Status im Projektportfolio?
- Wer arbeitet gerade an welchen Themen und wie weit ausgelastet?
- Welche Skills liegen im Projekt vor, wo gibt es Schulungsbedarf?
- Haben wir Skills und Kapazitäten für neue Projekte?
Oft stehen die gleichzeitig ablaufenden Projekte in Abhängigkeit zueinander. Wenn die Übersicht fehlt, kommt es dann zu Fehlplanungen und falschen Priorisierungen.
Die Schaffung von Struktur und Effizienz kann zwar Abhilfe schaffen, doch den Überblick zu behalten kann dennoch schwierig sein. Jede Entscheidung beeinflusst direkt oder indirekt auch die anderen Projekte.
Übersicht durch Projektmanagementtools
Ein Tool kann den Projektmanager beim Überblick unterstützen. Doch zu oft wird das nächstbeste Tool eingesetzt, ohne eine ausreichende Recherche durchzuführen.
Das gewählte Tool muss individuell auf die Bedürfnisse und die Anforderungen des Unternehmens passen.
Zunächst sollte eine grundierte Analyse erfolgen. Und dann werden mehrere Tools miteinander verglichen, um zu dem passenden Tool für die individuelle Situation zu finden.
Im Multiprojektmanagement bedarf es einer übergeordneten Planung, in der auch die Schnittstellen visualisiert werden können, sowie die Road Maps stets im Blick behalten werden. Nicht alle Tools sind dazu geeignet.
Die Auswahl des richtigen Tools
Folgende Schritte können dabei helfen, das passende Tool zu finden. Die Vorarbeit der Analyse hilft dabei, die individuellen Bedürfnisse abzuklären und so ein Tool zu finden, das den Projektmanager tatsächlich unterstützt und entlastet.
Schritt 1: Prozesse dokumentieren. Die aktuellen Prozesse in den Abteilungen müssen alle in das neue Tool aufgenommen werden. Dazu sollten alle aktuellen Prozesse dokumentiert werden. Dabei ist es wichtig, keine Schritte auszulassen und die Prozesse detailgetreu zu beschreiben. Nur so können wir in einem späteren Schritt beurteilen, ob ein Tool diese Prozesse auch abbilden kann.
Schritt 2: Good Practices herausarbeiten. Innerhalb dieser Prozesse sollten die besten Tipps herausgearbeitet werden.
Schritt 3 Tools evaluieren. Aus einer Auswahl von möglicher Tools erfolgt eine genau Untersuchung auf die benötigten Funktionen. Besonderes Augenmerk sollte hier darauf liegen, ob die bestehenden Prozesse abgebildet werden können.
Schritt 4: Prozessvorschläge der Tools evaluieren
Die Evaluierung und Einführung eines Projektmanagementtools für Multiprojektmanagement ist ein groß angelegtes Change-Projekt, das durch erfahrene Kräfte begleitet werden sollte.
Diese Kenntnisse sind für eine erfolgreiche Umsetzung seitens des Projektmanagers notwendig:
- Objektiver Blick auf bestehende Prozesse
- Einbringen von Vorschlägen zur Prozessoptimierung
- Will zur Einarbeitung in verschiedene Tools
- Erhebung einer IST-/SOLL-Analyse
- Begleitung als Change Manager
Wenn der Projektmanager nicht genügend Erfahrung in diesen Bereichen hat, empfiehlt es sich, einen externen Berater in den Prozess einzubeziehen.
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