„4 Stunden streichen – 24 Stunden trocknen.“
Zwei Werte, die im Alltag völlig klar sind. Doch in Projekten werden Aufwand und Dauer erstaunlich oft verwechselt, mit massiven Folgen für Planung, Belastung und Deadlines.

In diesem Artikel erfährst du, warum diese Unterscheidung so entscheidend ist, wie du sie praktisch nutzt und wie Teams sofort bessere Schätzungen hinbekommen.
Ein Mini‑Training in 10 Minuten: kompakt, klar und sofort umsetzbar.

Warum Aufwand und Dauer fast überall durcheinandergeraten

Viele Teams sagen Dinge wie „Das dauert einen Tag“. Doch damit kann alles gemeint sein:

• acht Stunden konzentrierte Arbeit
• zwei Stunden Arbeit, verteilt über einen Tag
• 15 Minuten Arbeit + viel Warten
• oder eine Mischung aus Abstimmungen, Freigaben und Unterbrechungen

Diese Unschärfe führt fast zwangsläufig zu unzuverlässigen Plänen.
Dazu kommen psychologische Effekte: Optimismus, soziale Erwünschtheit und der Wunsch, effizient zu wirken.

Fazit: Wer Aufwand und Dauer nicht getrennt betrachtet, plant am Kalender vorbei.

Jetzt im Zipresso Podcast anhören:

Aufwand vs. Dauer: Die klare Definition

• Aufwand = tatsächliche Arbeitszeit, Netto‑Arbeit
• Dauer = Zeit im Kalender von Start bis Ende

Ein Beispiel aus dem Alltag:

• Aufwand: 1 Stunde für einen Social‑Media‑Post
• Dauer: 5 Tage bis zur Veröffentlichung (wegen Freigaben, Design, Abstimmung)

In der IT ist es ähnlich:

• Aufwand: 4 Stunden Codierung
• Dauer: 3-5 Tage bis zum Live‑Gang

👉 Wichtig: Dauer ist niemals nur „Aufwand auf dem Kalender“. Dauer umfasst Wartezeiten, Prioritäten anderer Teams und Abhängigkeiten.

Warum diese Unterscheidung historisch so wichtig ist

Schon die frühen Projektmethoden wie PERT und Critical Path Method (1950er/1960er Luft‑ und Raumfahrt) mussten wissen:

• Wie viel Arbeitszeit braucht eine Aufgabe?
• Wie viel Kalenderzeit?
• Welche Abhängigkeiten verlängern die Dauer?
• Welche Schritte liegen auf dem kritischen Pfad?

Diese Methoden haben moderne Projektplanung geprägt – und doch wird heute in vielen Teams diese elementare Trennung ignoriert.

Beispiele aus Content, Event und IT

Content:

• Aufwand: 2 Stunden Schreiben
• Dauer: 7 Tage wegen Feedback‑Schleifen

Event:

• Aufwand: 1 Stunde Einladung
• Dauer: 10-14 Tage Rückmeldungen

IT:

• Aufwand: 4 Stunden
• Dauer: 3 Tage wegen Test/Deployment/Review

Hinzu kommen unsichtbare Zeitfresser wie Chat‑Pings, Calls und Mikro‑Unterbrechungen, die in keinem Ticket auftauchen, aber massiven Real‑Aufwand erzeugen.

Warum Schätzen so schwer ist

Schätzungen scheitern häufig an:

• fehlenden Erfahrungswerten (neue Aufgaben)
• externen Wartezeiten
• Optimismus‑Bias
• versteckten Puffern
• fehlender Transparenz über Abhängigkeiten

Dadurch entstehen überoptimistische Pläne, Stress und zu enge Deadlines.

Workarounds: Wie Teams trotzdem realistisch schätzen

1) Komplexität statt Aufwand schätzen

Hilft besonders bei neuen Aufgaben ohne Vergleichswerte.

2) T‑Shirt‑Sizing (S, M, L, XL)

Sehr nützlich für grobe, schnelle Einordnung.

3) Referenzklassen

Vergleich mit ähnlichen Aufgaben aus der Vergangenheit.

Vier Schätzmethoden, die wirklich funktionieren

1) Planning Poker

Transparenz, Diskussion, keine dominanten Meinungen.

2) 3‑Punkte‑Schätzung

Optimistisch – realistisch – pessimistisch → realistischer Mittelwert.

3) Bucket‑Schätzung

Aufgaben in feste Kategorien (30 min, 1h, 4h, 1 Tag) schieben. Extrem schnell.

4) Magic Estimation

Erst still sortieren, dann nur über Unterschiede sprechen. Ideal für große Backlogs.

Wo Aufwand & Dauer sichtbar werden

Im Gantt‑Diagramm

Wichtig: Ein langer Balken zeigt Dauer, nicht Aufwand!

Fragen zur Bewertung:

• Wie viel davon sind Wartezeiten?
• Gibt es externe Abhängigkeiten?
• Liegt die Aufgabe auf dem kritischen Pfad?

Wer sieht was?

• Team: Aufwand & Dauer
• Projektleitung: beides + Abhängigkeiten
• Stakeholder: meist nur Dauer

Konflikte sind vorprogrammiert, wenn Aufwand und Dauer nicht transparent nebeneinanderstehen.

Mini‑Übung (3 Minuten), die Teams sofort schlauer macht

1. Eine Aufgabe auswählen
2. Aufwand und Dauer getrennt aufschreiben
3. Wartezeiten und Abhängigkeiten identifizieren
4. Plan korrigieren

Diese kleine Übung öffnet regelmäßig die Augen und führt zu deutlich realistischeren Plänen.

Fazit

Aufwand ist, was es kostet.
Dauer ist, was es im Kalender braucht.
Beides zu trennen macht Projekte planbar.

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Häufige Fragen im Umgang mit Dauer und Umfang

1. Warum ist es so wichtig, Aufwand und Dauer zu trennen?

Weil Aufwand die Arbeitszeit beschreibt, Dauer aber die Kalenderzeit. Wer beides vermischt, plant automatisch zu optimistisch.

2. Was mache ich, wenn mein Team keine Erfahrungswerte hat?

Mit Komplexität, T‑Shirt‑Sizing oder Referenzklassen starten. Präzision entsteht erst mit der Zeit.

3. Wie gehe ich mit großen Wartezeiten im Projekt um?

Transparenz schaffen: Wartezeiten explizit als Dauer aufnehmen, im Gantt sichtbar machen und früh kommunizieren.