Du möchtest ein Projekt mit Scrum umsetzen und hast nur 20 % Kapazitäten dafür? Nachfolgend ein Scrum Zeitplan, der zeigt, wie das Projekt umgesetzt werden könnte.
Scrum Zeitplan
In dem Beispiel wird für das Projekt ein kompletter Tag fest für ein Projekt geblockt. Hier der Donnerstag. Von 9 bis 17 Uhr steht an diesem Tag alles im Zeichen des Projekts. Andere Aktivitäten sollten vermieden, bzw. höchstens in der Zeit vor 9 Uhr durchgeführt werden.
Backlog Refinement
Das Backlog Refinement wird eingesetzt, um den nächsten Sprint vorzuplanen. Zusätzlich findet eine Sichtung der bestehenden Tickets statt und mit Stakeholdern werden Rückfragen geklärt. Im Beispiel ist das Backlog Refinement dienstags von 10 bis 11 Uhr angesetzt. Sehen Sie dazu auch den Artikel Gesamtes Backlog schätzen Online.
Sprint Planning
Die Planung des Sprinttages findet im Sprint Planning statt. Für das Sprint Planning sind 30 Minuten vorgesehen und es findet von 9 bis 9:30 Uhr statt.
Dabei wird das Meeting gemeinsam mit den Stakeholdern durchgeführt und am Ende des Meetings gibt das Scrum-Team ein Commitment ab, was bis 16 Uhr umgesetzt sein wird.
Fokus Session I
Von 9:30 bis 12:00 findet die erste Umsetzung der geplanten Tickets statt. In dieser Fokus Session solltest Du alle potenziellen Ablenkungen vermeiden. Arbeite konzentriert an der Umsetzung der Aufgaben, die Du im Sprint Planning definiert hast.
Mittagspause
Die Mittagspause ist von 12 bis 13 Uhr angesetzt. Hier sollte das Projektteam zusammenbleiben und die Zeit für eine gemeinsame Mittagspause nutzen.
Daily Stand Up
Im Zentrum stehen die Fragen: Was wurde bisher umgesetzt und was steht jetzt an? Welche Hindernisse gibt es?
Das Scrum-Team stimmt sich auf den zweiten Teil des Projekttages ein. Maximal 15 Minuten von 13 bis 13:15 Uhr.
Fokus Session II
In der zweiten Fokus Session von 13:15 bis 16:00 Uhr werden die übrigen Aufgaben zur Umsetzung des Commitments ausgeführt. Auch hier gilt wieder: alle Ablenkungen vermeiden, die das Team daran hindern könnten, das Sprint-Goal zu erreichen.
Sprint Review
Den Stakeholdern werden die gemeinsamen Arbeitsergebnisse von 16:00 bis 16:30 Uhr präsentiert. Daraus können neue Aufgaben entstehen, die im nächsten Backlog Refinement weiter diskutiert und geplant werden könnten. Zudem werden die nächsten großen Schritte mit den Stakeholdern besprochen. Dies dient für die Stakeholder dann auch zur Vorbereitung, damit sie die Themen beim Backlog Refinement entsprechend mitbringen können.
Sprint Retrospective
Das Team reflektiert den Projekttag und arbeitet Optimierungen im Ablauf aus. Für die Retrospektive sind 30 Minuten von 16:30 bis 17:00 Uhr angesetzt. Nutze diese Zeit ausgiebig! Denn genau hier liegt der Schlüssel, dass das 20 %-Modell erfolgreich umgesetzt werden kann.
Scrum Zeitplan Bedingungen
- Konzentriertes Arbeiten am Projekttag muss ermöglicht werden. Unterbrechungen und Kontext-Wechsel vermeiden.
- Aufgaben lassen sich soweit herunterbrechen, dass sie in den beiden Fokus Sessions umgesetzt werden können.
- Die Stakeholder haben immer Zeit, sowohl beim Sprint Planning, Sprint Review, dem Backlog Refinement als auch bei spontanen Rückfragen am Projekttag zur Verfügung zu stehen.
Kann Scrum in kleinen Projekten eingesetzt werden?
Scrum ist eigentlich dafür ausgelegt, dass sich ein Team komplett auf das Projekt fokussieren kann. Hier wird von einer 100 %-Tätigkeit für das Projekt ausgegangen.
Doch es gibt Gründe, weshalb das nicht immer klappt und genau so umgesetzt werden kann. Für solche Projekte soll der hier vorgeschlagene Weg eine mögliche Lösung, um kleinere Projekte dennoch geordnet mit Hilfe von Scrum bewältigen zu können.
Wie kann ein Projekt agil umgesetzt werden, wenn nur 20% Arbeitszeit zur Verfügung stehen?
Wenn nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung steht, sollte diese Zeit nach Möglichkeit gebündelt in das Projekt investiert werden. Der hier skizzierte Vorschlag erfordert einen Tag in der Woche, an dem intensiv an dem agilen Projekt gearbeitet wird.
Kann der agile Projekttag auch auf einem anderen Tag als Donnerstag liegen?
In der Skizze liegt der Projekttag auf einem Donnerstag. Allerdings ist das nur ein Beispiel und der Projekttag kann an jedem beliebigen Wochentag angesetzt werden.
Kann ein Scrum-Projekt auch an zwei Tagen in der Woche umgesetzt werden?
In dem vorliegenden Beispiel wird ein 20%-Projekt beschrieben. Ebenfalls ist auch ein 40%-Projekt, bzw. Scrum an 2 Tagen denkbar. Die Sessions würden dann länger gehen. Auch würde mehr Zeit für Planning, Review und Retrospektive zur Verfügung stehen. Wie viel Zeit genau benötigt wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Ggf. könnte in einem Projekt, dass nur an 2 Tagen pro Woche stattfindet, mit 45 Minuten pro Meeting gestartet werden. In der Retrospektive ist die Zeit dann zu reflektieren und ggf. anzupassen.
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