3 Tipps zur Priorisierung deiner Arbeit

Prioritäten setzen statt jonglieren: Wie du deine Arbeit wieder unter Kontrolle bekommst

Zu viele Aufgaben gleichzeitig, ständige Unterbrechungen, nie das Gefühl, wirklich etwas abzuschließen – willkommen im Arbeitsalltag vieler Menschen. Besonders Führungskräfte laufen Gefahr, sich in operativen Kleinigkeiten zu verlieren, statt an strategisch wichtigen Aufgaben zu arbeiten. Zwischen E-Mails, spontanen Meetings und ad-hoc-Anfragen geht der Fokus verloren – und mit ihm das Gefühl, eine Aufgabe wirklich abgeschlossen zu haben.

Genau hier setzt das Programm „Klarheit. Struktur. Führung.“ an. Es hilft dir, deine Führungsrolle neu zu sortieren, deine Energie gezielt einzusetzen und deine Aufgaben mit mehr Klarheit zu steuern. In diesem Beitrag bekommst du drei konkrete Impulse aus dem Programm, die du direkt anwenden kannst.

Tipp 1: Nein sagen – und zwar mit System

Vielen Menschen fällt es schwer, Aufgaben abzulehnen. Vielleicht, weil sie niemanden enttäuschen wollen. Vielleicht, weil sie als hilfsbereit gelten möchten. Oder einfach, weil sie Konflikte vermeiden wollen. Doch wer immer wieder Ja sagt, obwohl die Kapazität eigentlich nicht reicht, gerät schnell in eine Überforderungsspirale.

Die Folge: Man arbeitet an vielen Dingen gleichzeitig, bringt aber kaum etwas zu Ende. Die Qualität leidet – und damit nicht selten auch die Motivation.

Was hilft, ist ein Perspektivwechsel: Produktivität bedeutet nicht, an möglichst vielen Aufgaben parallel zu arbeiten. Im Gegenteil – wer klar priorisiert und fokussiert arbeitet, erzielt bessere Ergebnisse und bleibt langfristig motiviert.

5 kleine Schritte, um besser Nein zu sagen:

1. Bedenkzeit nehmen: Sag nicht reflexhaft Ja. Erlaube dir, Anfragen erst einmal zu prüfen: Habe ich Kapazität? Muss dafür etwas anderes warten? Ein einfaches „Ich gebe dir später Bescheid“ verschafft dir Raum zum Nachdenken.
2. Die eigenen Motive hinterfragen: Warum fällt es dir schwer, Nein zu sagen? Willst du gefallen, dazugehören, Harmonie wahren? Wer sich dieser Muster bewusst wird, kann sie gezielt hinterfragen und so neue Handlungsmuster entwickeln.
3. Den Preis des Ja erkennen: Jede neue Aufgabe bedeutet auch, dass eine andere nicht oder erst später erledigt wird. Was bleibt liegen, wenn du zustimmst? Wofür fehlt dir dann die Zeit und Energie? Wer die Konsequenzen eines Ja durchdenkt, kann bewusster entscheiden.
4. Selbst mit einem Nein umgehen lernen: Wie reagierst du, wenn andere dir absagen? Akzeptierst du deren Grenzen – oder fühlst du dich persönlich zurückgewiesen? Wer lernt, ein Nein nicht als Affront zu sehen, kann auch selbst leichter eines aussprechen.
5. Formuliere dein Nein respektvoll: Ein Nein muss nicht hart sein. Es reicht, klar und freundlich abzusagen: „Ich freue mich, dass du an mich gedacht hast – aktuell bin ich allerdings voll ausgelastet.“ Alternativ kannst du auch Teilaufgaben übernehmen oder einen späteren Zeitpunkt vorschlagen.

So wird aus einem unangenehmen „Nein“ ein professioneller Umgang mit der eigenen Zeit und Energie. Und genau das braucht es, um in komplexen Arbeitsumfeldern dauerhaft handlungsfähig zu bleiben.

Tipp 2: Aufgaben analysieren, Prozesse entwickeln, delegieren.

Viele Aufgaben lassen sich besser steuern, wenn du ein klares Bild davon hast, womit du es überhaupt zu tun hast. Eine einfache Matrix hilft dir dabei, deine Aufgaben zu analysieren – und die richtigen Schlüsse zu ziehen.

Zeichne eine Matrix mit zwei Achsen:

• Y-Achse: von planbar (unten) bis unberechenbar (oben)
• X-Achse: von bekannt (links) bis neu (rechts)

So ergibt sich ein Raster mit vier Aufgabentypen:

• Planbar und bekannt: Das sind typische Routineaufgaben. Sie eignen sich ideal für Standardprozesse, Checklisten oder Automatisierung.
  
• Planbar und neu: Diese Aufgaben kennst du noch nicht im Detail, aber du weißt, dass sie anstehen. Baue hier gezielt Wissen auf – oder delegiere sie an jemanden, der sich bereits auskennt.
  
• Unberechenbar und bekannt: Du kennst die Aufgaben, aber sie lassen sich noch nicht zuverlässig planen. Ziel ist es, sie besser zu strukturieren oder Prozesssicherheit zu schaffen.
  
• Unberechenbar und neu: Neuland. Hier gilt es, auszuprobieren, zu lernen und Fehler zu machen – um später mehr Routine zu entwickeln.

Positioniere deine häufigsten 10–20 Aufgaben in diese Matrix. Diese Einordnung hilft dir, gezielt Entscheidungen zu treffen: Welche Aufgaben lassen sich standardisieren? Wo brauchst du Unterstützung? Was darf auch mal liegen bleiben?

Bonus-Tipp: Im Kurs „Klarheit. Struktur. Führung.“ nutzt du diese Matrix, um deine Führungsrolle zu entlasten und dein Team gezielt einzubinden.

Tipp 3: Einfluss-Aufwand-Matrix – Priorisieren mit Hebelwirkung

Wenn der Aufgabenberg wächst, brauchst du eine schnelle, aber fundierte Möglichkeit zur Priorisierung. Eine bewährte Methode ist die sogenannte Einfluss-Aufwand-Matrix. Dabei bewertest du jede Aufgabe anhand zweier Kriterien:

• Wie hoch ist der erwartbare Einfluss der Aufgabe?
  
• Wie hoch ist der dafür nötige Aufwand?

Liste alle Aufgaben auf, die in den kommenden zwei Wochen bei dir anstehen. Teile sie dann in 4 Quadranten ein:

• Hoher Einfluss, niedriger Aufwand: Diese Aufgaben solltest du sofort erledigen. Sie sind deine Quick Wins.
  
• Hoher Einfluss, hoher Aufwand: Das sind strategisch wichtige Aufgaben, für die du dir Zeit nehmen solltest. Deine sogenannten Fokus-Aufgaben. Um diese besser bewältigen zu können, solltest du sie am besten in kleinere, planbare Aufgaben zerlegen.
  
• Niedriger Einfluss, niedriger Aufwand: Diese Aufgaben kannst du als Lückenfüller einsetzen – wenn du freie Kapazitäten hast.
  
• Niedriger Einfluss, hoher Aufwand: Finger weg. Solche Aufgaben kosten viel Zeit und bringen wenig.
  

Diese Form der Priorisierung schafft nicht nur Übersicht, sondern auch Erleichterung: Du erkennst, welche Aufgaben Priorität haben – und welche du ruhigen Gewissens ignorieren darfst. Setze zuerst die Quick Wins und die Fokus Aufgaben um. 

Fazit: Mehr Wirkung durch klare Entscheidungen

Effektive Selbstführung beginnt mit Klarheit – über die eigenen Aufgaben, die verfügbaren Ressourcen und die Ziele. Wer lernt, bewusst Nein zu sagen, Aufgaben sinnvoll zu ordnen und sich auf die Aufgaben mit der größten Hebelwirkung zu konzentrieren, wird produktiver und behält auch in turbulenten Zeiten den Überblick.

Das Programm „Klarheit. Struktur. Führung.“ begleitet dich dabei – in 7 kompakten Tagen mit Audioimpulsen, Reflexionsübungen und konkreten Tools für deinen Führungsalltag.

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FAQ – Prioritäten setzen im Führungsalltag

Warum fällt es so schwer, Prioritäten zu setzen?

Viele Führungskräfte sind in einem Spannungsfeld aus operativen Anforderungen, spontanen Anfragen und strategischen Erwartungen. Ohne klare Struktur und Selbstführung wird der Alltag schnell zum Reaktionsmodus – statt zum Gestaltungsraum.

Hilft es, einfach mehr To-do-Listen zu schreiben?

Nicht unbedingt. To-do-Listen können helfen, Aufgaben sichtbar zu machen – aber sie lösen keine strukturellen Probleme. Entscheidend ist, Aufgaben zu bewerten, zu priorisieren und bewusst auch mal zu streichen.

Wie kann ich lernen, besser Nein zu sagen?

Indem du dir Bedenkzeit nimmst, deine Motive hinterfragst und die Konsequenzen eines Ja erkennst. Ein respektvoll formuliertes Nein schützt deine Energie und schafft Klarheit – für dich und andere.

Was bringt mir die Aufgaben-Matrix?

Sie hilft dir, deine Aufgaben nach Planbarkeit und Bekanntheit zu sortieren. So erkennst du, welche Aufgaben sich standardisieren lassen, wo du Unterstützung brauchst und wo du bewusst experimentieren darfst.

Was ist die Einfluss-Aufwand-Matrix?

Ein einfaches Tool zur Priorisierung: Du bewertest Aufgaben nach ihrem erwartbaren Einfluss und dem nötigen Aufwand. So identifizierst du Quick Wins, Fokus-Aufgaben und Zeitfresser.

Wie kann ich diese Tipps im Team anwenden?

Viele der Methoden eignen sich auch für Team-Workshops oder Retrospektiven. Gemeinsam Aufgaben zu sortieren, Rollen zu klären und Prioritäten zu setzen schafft Transparenz und stärkt die Zusammenarbeit.

Was ist der wichtigste erste Schritt?

Beginne mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Welche Aufgaben beschäftigen dich gerade? Welche davon sind wirklich wichtig? Und wo darfst du bewusst loslassen?