Die richtige Kommunikation spielt eine zentrale Rolle für die Projektarbeit und die generelle Arbeit im Team. Sie legt die Basis für einen effektiven Projektstart, kann Konflikteskalationen vermeiden und ein Team zu einem Hochleistungsteam bringen. In diesem Beitrag stellen wir dir zunächst zwei bekannte Kommunikationstheorien vor, welche nicht nur im Projektumfeld, sondern auch im alltäglichen Leben Anwendung finden. Anschließend gehen wir auf fünf Tipps für eine gute Kommunikation im Team ein.
Zwei bekannte Kommunikationstheorien
Sowohl das Sender-Empfänger Modell als auch die vier Seiten einer Nachricht sind dir vielleicht bereits ein Begriff. Hier eine kurze Zusammenfassung der beiden Modelle.
1. Sender-Empfänger Modell
Das Sender-Empfänger Modell von Claude E. Shannon und Warren Weaver betrachtet den Austausch von Informationen zwischen zwei Personen – dem Sender und dem Empfänger der Nachricht. Laut des Modells wird die Kommunikation als erfolgreich angesehen, sobald die gesendete und empfangene Nachricht identisch ist. Dies wird durch das Feedback des Empfängers zurück an den Sender überprüft. Während des Kommunikationsprozesses können Störungen bei der Kodierung und Entschlüsselung der Botschaft auftreten.
Daher ist es wichtig, zu überprüfen, ob die Nachricht beim Empfänger genauso angekommen ist, wie es der Sender beabsichtigt hat. Eine klare, empfängergerechte, Kommunikation ist bei der Arbeit im Team von hoher Bedeutung.
2. Die vier Seiten einer Nachricht
Das Vier-Seiten Modell, ein Kommunikationsmodell von Friedemann Schulz von Thun, beschreibt die verschiedenen Aspekte und Ebenen einer Nachricht und wird daher oft zur Interpretation von Missverständnissen in der Kommunikation verwendet. Das Modell ist ebenfalls als „vier-Ohren Modell“ bekannt, da der Empfänger die Botschaft auf vier verschiedene Wege deuten kann.
Die Ebenen der Nachricht sind daher zum einen der Sachinhalt (die beschriebene Sache), die Selbstoffenbarung (was über den Sender der Nachricht deutlich wird), der Beziehungsaspekt (was über die Beziehung der Gesprächspartner zueinander deutlich wird), sowie den Appell (wozu der Empfänger veranlasst werden soll).
Missverständnisse entstehen häufig dadurch, dass der Sender der Botschaft auf den vier Ebenen etwas anderes meint bzw. sagen will als der Empfänger auf den vier Ebenen versteht. Auch dieses Modell zeigt dadurch, wie wichtig es ist, klare Botschaften zu kommunizieren und sicherzustellen, dass bei den Teamkolleg*innen die richtige Nachricht angekommen ist.
5 Tipps für gute Kommunikation im Team
Wir haben dir 5 Tipps für gute Kommunikation zusammengetragen. Auf Basis der guten Kommunikation wirst du in der Lage sein, resiliente Teams aufzubauen, die nachhaltigen Projekterfolg sichern.
1. Präzise ausdrücken und keine wertenden
Aussagen treffen
Wie die beiden obenstehenden Kommunikationsmodelle zeigen, ist es wichtig, klare und präzise Aussagen zu treffen, damit die Nachricht des Senders, mit der des Empfängers übereinstimmt. Hierbei sollen vor allem wertende Aussagen vermieden werden, da der Empfänger der Botschaft sich dadurch angegriffen fühlen kann. Dadurch würde sowohl die Stimmung als auch die Produktivität im gesamten Team sinken.
2. Wahres Interesse an der Antwort haben
Nicht nur sollte man bemüht darum sein, dem Gegenüber im Gespräch Fragen zu stellen, sondern auch ein echtes Interesse an der Antwort zu haben. Dazu gehört es, aufmerksam und interessiert zuzuhören und, zum Beispiel durch Nicken oder Zustimmung, zu bestätigen, dass man die Antwort verstanden hat.
3. Aktives Zuhören
Kommunikation ist nicht nur Sprechen, sondern auch Zuhören können. Zum aktiven Zuhören gehört es, dem Gegenüber auch Fragen zu stellen und echtes Interesse zu zeigen. Mimik und Gestik spielen hier eine große Rolle. Vor allem beim Mitarbeitergespräch sollten sich Führungskräfte auch mal bewusst zurück nehmen, um den Mitarbeiter/ die Mitarbeiterin sprechen zu lassen.
4. Zu wissen, als „wer“ ich etwas sage und „was“ ich sagen möchte
Jede Person nimmt im Team unterschiedliche Rollen ein. Es ist wichtig, seine eigene Rolle und Position im Team zu kennen. Ebenso wichtig ist es, zu wissen, was man sagen möchte, um zu vermeiden, dass eine unüberlegte Nachricht falsch verstanden werden kann.
5. Offene Fragen stellen
Dem Gegenüber offene Fragen zu stellen, zeigt zum einen, dass man an den Erzählungen der anderen Person interessiert ist und zum anderen, dass man selbst auch gut zuhören kann. Außerdem zeigt man dadurch, dass man das Gespräch nicht dominieren will, sondern auf gleicher Ebene miteinander kommunizieren möchte.
Praxistipp zur Steigerung der Kommunikationskompetenz
Eine weitere Möglichkeit, die Kommunikationskompetenz zu steigern, ist es, einige grundlegende Regeln der Kommunikation zu befolgen. Wir stellen dir diese 5 Grundregeln hier vor.
Positiv und höflich bleiben
Zuerst sollte man immer einen positiven und höflichen Ton beibehalten. Auch wenn man sich möglicherweise über eine bestimmte Sache ärgert oder unter Druck gerät, ist es wichtig, dass man niemals unangemessene Worte verwendet oder beleidigend wird.
Das Gesamtbild betrachten
Zweitens sollte man versuchen, auf das Gesamtbild zu achten und nicht nur das vorrangige Problem zu sehen. Das bedeutet, dass man stets versucht anzunehmen, dass andere ebenfalls Gefühle und Meinungen haben und respektiert diese auch.
Informationen deutlich vermitteln
Drittens sollte man sich Mühe geben, Informationen klar und deutlich zu vermitteln. Dabei hilft es oft, Beispiele oder Vergleiche anzubieten, um den Zuhörern die Thematik besser näherzubringen.
Aufmerksam zuhören
Viertens sollte man aufmerksam dem Zuhörer zuhören und versuchen herauszufinden, was er meint. Oftmals liegt die Lösung bereits in den Worten des Gesprächspartners. Deshalb ist es wichtig zuzuhören und Fragen zu stellen, um tiefer in die Thematik einzutauchen.
Respekt zeigen
Und schließlich fünftens sollte man seine Gedanken und Ideen in einer professionellen Art und Weise zum Ausdruck bringen. Auch wenn man emotional involviert ist oder überzeugende Fakten präsentiert, ist es wichtig, dass man sich immer höflich verhält und respektvoll mit den Zuhörenden spricht.
Fazit zur Steigerung der Kommunikationskompetenz
Beim Einhalten dieser Grundregeln der Kommunikation kann jeder seine Kommunikationskompetenz verbessern und lernen, besser mit anderen Personen in Kontakt zu treten, sowie effektiv mit ihnen kommunizieren zu können.
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