Hast du Scrum eingeführt, aber es funktioniert bei dir nicht? Vielleicht kennst du auch den Spruch: “Scrum haben wir probiert. Das funktioniert nicht”. Ein weiterer Klassiker ist auch: “Scrum ist toll! Bei uns geht das aber nicht.”. Ist Scrum wirklich nur wieder ein weiteres Buzzword? Eine Management-Methode, die alle machen, aber nicht funktioniert?
Die Euphorie ist abgeflacht
Die erste Euphorie ist abgeflacht und die Stimmen der Kritiker und Skeptiker werden lauter. Es zeichnet sich immer mehr ab, dass Scrum kein Allheilmittel gegen Projekte in der Schieflage ist. Wieso ist das so? Weshalb scheitern so viele Unternehmen bei der (korrekten) Implementierung von Scrum?
Es gibt viele Gründe, warum agile Praktiken in einem Unternehmen nicht funktionieren. Agile Praktiken im Allgemeinen oder Scrum im Speziellen sind von vielen Faktoren abhängig. Die Rahmenbedingungen müssen stimmen. Die Rollen müssen richtig besetzt und ausgefüllt werden. Und das Vorgehensmodell muss zum Unternehmen, bzw. zu deinem Team und den Personen darin passen. Und Scrum darf nicht nur als reiner Prozess verstanden werden.
7 Gründe, warum Scrum nicht funktioniert
Obwohl Scrum Projektmanagement viele Vorteile bieten würde, setzen es viele Unternehmen nicht ein. Häufig steht Scrum zudem auf der Liste der verbrannten Wörter. Die möglichen Ursachen dafür sind vielfältig. Doch zumeist hat es mit mangelnder Unterstützung aus dem Top-Management oder schlichtweg der fehlenden Begleitung während des Transformationsprozesses zu tun.
- Scrum passt nicht zum Projekt
Nur weil das Nachbarunternehmen Scrum einsetzt, heißt das nicht, dass das auch für das eigene Unternehmen passt. Zudem sollte für jedes Projekt einzeln entschieden werden, ob Scrum das richtige Vorgehensmodell ist oder nicht. Es gibt eine Reihe weiterer agiler Praktiken, die ebenfalls eingesetzt werden könnten.
- Scrum-Grundlagen sind nicht bekannt
Nur ein Buch über Scrum zu lesen, wird dir nicht dabei helfen, Scrum erfolgreich einzuführen. Scrum ist sehr leicht zu verstehen und es gibt viele Tutorials und Hilfekurse Online. Doch es Bedarf einiges an Erfahrung, ein Team agil aufzustellen und optimal aufzusetzen. Schnell lässt man ansonsten die unbequemen Elemente von Scrum weg. Oder “optimiert” Scrum, bevor man es eingesetzt hat.
- Wozu Scrum eingesetzt wird, ist nicht klar
Bei der Einführung von agilen Praktiken muss das Ziel klar sein. Wieso wird Scrum eingeführt, was macht die erfolgreiche Scrum-Einführung aus und woran kann erkannt werden, dass die agilen Praktiken erfolgreich eingeführt worden sind? Wenn die Vision nicht klar ist, wird das Vorhaben scheitern.
- Mangelnde Transparenz
Scrum ist ein sehr kommunikatives und transparentes agiles Vorgehensmodell. Wenn eine der beiden Komponenten nicht berücksichtigt wird, dann wird die Einführung scheitern.
- Falsche Rollenbesetzung
In Scrum gibt es nur drei Rollen: Scrum Master, Product Owner und Scrum Developer. Das muss vor der Einführung klar sein und die Personen, die diese Rollen einnehmen, müssen dahingehend geschult werden.
- Teilzeit-Scrum Master
Das trifft natürlich nicht nur auf den Scrum Master zu: wenn Personen in mehreren Teams agieren müssen oder die Rolle nur zu einem Teil einnehmen können, dann geht viel Dynamik verloren. Man kann das so machen, es ist halt nicht optimal.
- Scrum wird als Lösung aller Probleme angesehen
Wenn Scrum richtig eingeführt worden ist und zum Projekt passt, kann es einen Teil zur Lösung beitragen. Scrum alleine wird aber niemals alle Probleme lösen können. Man sollte die Entscheidung nach dem passenden agilen Vorgehensmodell möglichst lange offen halten.
Warum dann überhaupt Scrum einführen?
Scrum wird in sehr vielen Unternehmen weltweit als agiles Projektmanagement-Framework eingesetzt. Es eignet sich sowohl für Projektmanagement als auch für Produktentwicklung. Zunächst wurde Scrum in der Software-Entwicklung verwendet. Doch mittlerweile ist Scrum (bzw. Agiles Projektmanagement) auch in vielen anderen Fachbereichen angesiedelt.
Viele der weltweiten Marktführer setzen auf agiles Arbeiten. Im sog. „agilen Projektmanagement“ wird stets eng mit dem Auftraggeber zusammen gearbeitet und es findet eine permanente Optimierung der Wertschöpfungskette statt.
Vorteile des agilen Vorgehens
Das sind die Vorteile von agilem Arbeiten:
- Selbstorganisation: das Kollektiv entscheidet darüber, wie eine Aufgabe umgesetzt wird und organisiert die Abläufe und Umsetzung der Aufgaben eigenständig…
- Häufiges Einbinden von Kundenmeinungen und somit ein besseres Ergebnis und eine höhere Kundenzufriedenheit…
- Auf lange Sicht Reduzierung der Entwicklungskosten, da frühzeitig festgestellt wird, was nicht funktioniert und wo der Plan angepasst werden muss…
- Transparenz und Vertrauen in der gesamten Organisation, dadurch eine gesteigerte Mitarbeitermotivation…
- Schnelles Reagieren auf geänderte Marktsituationen durch kurze Releasezyklen…
Die 6 Grund-Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung von Scrum
Es ist wie beim Bau eines Hauses: Du kannst dir Bücher kaufen, das Haus selbst planen und auch den Bau in Eigenregie durchführen. Das kann funktionieren. Es kann aber auch fürchterlich schief gehen. Die wenigsten Bauherren scheuen sich davor, externe Unterstützung bei der komplexen Herausforderung Hausbau zu holen. Die agile Transformation eines Unternehmens inkl. Kulturwandel ist nicht weniger Komplex. Hier sind 6 Grund-Voraussetzungen, damit der Bau des Scrum-Hauses funktioniert.
Ganze Organisation ist dabei
Scrum kann nicht irgendwo im Unternehmen eingeführt werden. Von der Transformation ist das ganze System (also inkl. Schnittstellen und Stakeholder) betroffen. Daher muss das Verständnis von agilem Arbeiten in der kompletten Organisation verbreitet werden. Dies stellt die Basis für erfolgreiches Einführen von Scrum dar.
Bedingungslose Transparenz
Bei der Transformation dürfen deine Mitarbeitenden nicht vergessen werden. Sie sind es, die es betrifft und daher müssen sie diesen Wandel auch selbst aktiv gestalten und tragen. Dabei benötigt das Team auch ein gutes Maß an Resilienz.
Die Prozesse umzustellen, die Rollenbeschreibungen zu ändern und am nächsten Tag den Wechsel zu verkünden (und die Mitarbeiter gleichzeitig das erste mal zu informieren), hat in so manchem Unternehmen Scrum auf die Liste der verbrannten Wörter gebracht.
Fortschritte und die Maßnahmen müssen transparent kommuniziert werden.
Vision und gemeinsame Ziele
Das “Warum” der Transformation muss klar sein. Daraus lassen sich gemeinsame Ziele ableiten.
Die Transformation wird die gesamten Organisation betreffen und Ängste hervorrufen. Die Vision und Ziele können einigen dieser Ängste bereits entgegen gehen oder sie ans Tageslicht bringen.
Vertrauen in die Mitarbeitenden setzen
Deinen Mitarbeitenden muss die Verantwortung und das Vertrauen entgegen gebracht werden, dass sie Selbstorganisation erlernen und erfolgreich einsetzen können.
Ein gemeinsamen Verständnis des agilen Mindsets muss vorliegen und über alle Hierarchieebenen hinweg gelebt werden.
Teamwork ist wichtig und muss durch Trainings und Begleitung während der Einführung von Scrum gefördert werden.
Mit Trainings und Mentoring begleiten
Alle Mitarbeiter der Organisation sollten verstehen, was das agile Mindset bedeutet. Zudem müssen auch die Ausübung der Events wie beispielsweise die Retrospektive geübt werden.
Ein Scrum-Team benötigt einen Scrum Master, der das Framework im Schlaf erklären kann. Zur Not müssen die Scrum Master ausgebildet werden.
Auch die Product Owner im Unternehmen müssen das agile Mindset verstehen und bei organisatorischen Rückfragen Antworten liefern können. Auch diese könnten im Rahmen der Transformation ausgebildet werden.
Die Transformation und die Ausbildung sollte durch einen oder mehren Agile Coaches begleitet werden. Primär als direkter Ansprechpartner für Scrum Master und Product Owner.
Die Scrum Master und Agile Coaches sollten zudem ein Change Team bilden. Idealerweise sind darin auch weitere Mitarbeiter aus unterschiedlichen Fachabteilungen und Hierarchieebenen vertreten. Dieses Change Team fungiert als Ansprechpartner für die komplette Organisation im Rahmen des Veränderungsprozesses.
Gemeines Verständnis schaffen
Scrum liefert ein überschaubares Set an Artefakten, Rollen und Meetings mit. Doch diese musst du innerhalb deiner Organisation erklären und auch so leben. Auch ist es wichtig, dass du Rollen wie Scrum Master, Product Owner oder Scrum Developer besetzt.
Auch die Events müssen richtig eingesetzt werden. Dazu zählen der Sprint, das Sprint Planning, die Sprint Retrospektive und das Sprint Review.
Das Product Backlog muss gepflegt werden und die Priorisierung abbilden. Dazu müssen die Anforderungen der Kunden gesammelt und in für das Team verständliche Aufgaben bzw. User Stories übersetzt werden.
5P-Strategie zur Einführung von Scrum
Wir haben unsere 5P-Strategie entwickelt, um Unternehmen bei der erfolgreichen Einführung von Scrum Projektmanagement zu unterstützen. Die 5P-Strategie besteht aus 5 simplen Schritten, um agiles Arbeiten in einem kontinuierlichen Lernprozess im Unternehmen zu etablieren.
1. Alle abholen was es bedeutet, Agil zu arbeiten und welche Voraussetzungen geschaffen werden müssen.
2. Mache transparent, warum Scrum Projektmanagement eingeführt werden soll. Stelle die Vision und Ziele heraus.
3. Erarbeite mit deinen Mitarbeitenden zusammen den Plan zum SCHRITTWEISEN Einführen des agilen Arbeitens.
4. Probe die Lösungsvorschläge aus Schritt 3 in einer Experimentierphase.
5. Funktionierende Lösungen in den Alltag übernehmen. Überprüfe die Vision und Ziele. Passe die weiteren Ziele an und entwickle die Lösungen weiter. Gehe erneut in eine Experimentierphase (Schritt 4).
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