In vielen Organisationen ist es nicht so einfach, schnell eine Meinung von mehreren einzuholen, sich im Team auszutauschen oder gar eine Entscheidung zu treffen. Meistens muss dazu erst ein Meeting geplant werden, um die Gruppe gemeinsam im Raum zu versammeln. Mit Blick auf die vollen Kalender von Führungskräften ist von Spontanität hier nur selten die Rede. In der Realität sieht man ebenfalls, dass Meetings zum Teil schlecht vorbereitet, schlecht getimed und/ oder schlecht moderiert sind. Die Erwartungen der Teilnehmenden werden oftmals nicht wirklich erfüllt. Dadurch sinkt die Motivation der Mitarbeiter*innen an solchen Meetings überhaupt aktiv teilzunehmen. Also wie kann man diese klassischen Meetings ersetzen, um möglichst wertvolle Zusammenarbeit zu schaffen? Durch das Dezentralisieren von Autorität und das Einführen einer Open Space Methode!
In agilen Organisationen werden die Kompetenzen dezentralisiert und die Anzahl an Meetings reduziert, da Entscheidungen dort getroffen werden können, wo sie auch gebraucht werden: innerhalb des operativen Expertenteams.
Was ist die Open Space Methode (auch: Open Space Technologie)?
Die Open Space Methode ist ein Meeting Format, bei welchem große bis sehr große Gruppen innerhalb eines kurzen Zeitrahmens komplexe Fragestellungen und Herausforderungen bearbeiten, um möglichst schnell zu Ergebnissen und Entscheidungen zu kommen. Die Inhalte und die Agenda des Treffens werden dabei von den Teilnehmenden selbst bereitgestellt.
Die Open Space Methode basiert zudem auf Einladungen. Um Einladungen versenden zu können, benötigt man die Autorität, viele Leute der Organisation zu einer Veranstaltung versammeln zu dürfen. Dafür wird ein Sponsor der Hierarchiespitze innerhalb von Führungs- und Kontrollorganisationen benötigt. Dieser Sponsor muss die Vollmacht an einen anderen Gastgeber eindeutig übergeben.
So erstellst Du eine gute Einladung
Als Gastgeber*in definierst Du zunächst einen Grund oder ein Ziel für die Veranstaltung. Dies kann der einfache Wissensaustausch, das gemeinsames Lösen eines Problems, oder auch ein anderer Grund sein. Zusammen mit der Einladung werden einige Regeln und Grenzen erläutert, um klar zu sehen, worum es bei dieser Veranstaltung geht und worum es nicht geht. Diese Regeln schaffen einen definierten Raum, der benötigt wird, um selbstorganisiert zu arbeiten.
Doch was ist für Dich drin? Eingeladene Personen müssen wissen, wie sie davon profitieren, ihre Zeit und ihre Intelligenz zu investieren. Lasse sie wissen, was mit den Ergebnissen passieren wird oder wie Du den Fortschritt verfolgen wirst. Sowohl „Ja“ als auch „Nein“ sind gültige Antworten auf Deine Einladung. Hier geht es darum, sich aktiv anzumelden und mit Menschen zusammenzuarbeiten, die auch bereit sind, ihre Zeit zu investieren.
Einladungen zeigen außerdem, dass Du andere respektierst und ihnen vertraust. Es zeigt, dass Du bereit bist, mit engagierten Menschen zusammenzuarbeiten und ihnen eine Plattform zu bieten.
Die Open Space Methode bedeutet einladende Führung
Bei der Open Space Veranstaltung versammeln sich die Teilnehmenden aus einem bestimmten Grund. Dabei lernen sie, …
- ihre eigenen Bedürfnisse zu formulieren, sich zu äußern und andere einzuladen, über ihre Fragen und Wünsche zu sprechen.
- dass nur die richtigen Leute auftauchen.
- Prioritäten zu setzen und ihren Interessen zu folgen.
- dass jemand, den sie gerne sprechen wollten, sich dafür entscheiden könnte, nicht dort zu sein.
- ein „Nein“ zu akzeptieren.
- mit denen zu arbeiten, die gewillt sind, auch mit ihnen zu arbeiten.
Es bietet sich an, einen regelmäßigen Open Space im Unternehmen durchzuführen, um den Ablauf zu üben.
Mit Open Space vertraut machen
Der erste Open Space wird zunächst eine ungewohnte Situation darstellen. Die Teilnehmenden wissen nicht was sie erwarten können, was mit ihrem Zeitaufwand geschieht und ob sich dieser für die Veranstaltung lohnt. Die meisten werden zunächst sowohl interessiert als auch skeptisch reagieren. Beim zweiten Open Space sieht das Ganze schon etwas anders aus. Die Teilnehmenden haben sich bewusst dafür entschieden, wieder hinzugehen. Ihre ersten Erfahrungen haben außerdem gezeigt, was Sie diesmal anders machen können. Sie fühlen sich sicherer, da Sie die Strukturen kennen und wissen, dass sie funktionieren werden. Des Weiteren entscheiden sie sich, aktiver zu werden und kümmern sich noch mehr um Ihre Bedürfnisse und Interessen.
Der nächste Schritt heißt: Klassische Meetings reduzieren und regelmäßige interne Open Spaces einführen. Zum Beispiel alle zwei Wochen für zwei Stunden. Die Teams wissen so, dass es alle zwei Wochen die Chance geben wird, sich mit allen auszutauschen. Einige Fragen und Entscheidungen können noch ein paar Tage warten. Sie können sich sicher sein, dass es stets genug Leute geben wird, die an der Veranstaltung interessiert sind, um die Herausforderung zu lösen. Und wenn nicht, kannst Du auch mit diesen Informationen etwas anfangen. Warum haben andere Deinen Vorschlag abgelehnt? Kannst Du Deine Einladung ändern? Oder gab es in anderen Veranstaltungen nur andere dringendere Fragen?
Darüber hinaus können auch andere Treffen, wie Tech-Talks, Brownbag-Sessions und Lean Coffees in das Open Space integriert werden. Das Ergebnis: Eine drastische Reduzierung von Meetings (fast nur noch Scrum-Rituale) und viel mehr Zeit für die Arbeit.
Tipps für regelmäßige interne Open Spaces
- Open Space trainieren! In der Regel braucht es in etwa zwei Veranstaltungen, bis sich die Teilnehmenden mit dieser Form der menschlichen Interaktion vertraut gemacht haben.
- Schaffe einen Ort der Sicherheit und des Vertrauens. Dazu gehört, dass jede/r seine Stimme erheben darf und sich engagieren kann. Dies bedeutet auch, dass Du es akzeptieren musst, wenn jemand Deine Einladung ablehnt.
- Sammle bereits einige Themen im Voraus, damit die Leute wissen, welche interessante Themen angesprochen werden. Ein guter Ort dafür ist zum Beispiel die Kaffeeküche.
- Stelle sicher, dass sich einige Personen um die Organisation der Veranstaltung kümmern. Am Anfang wird es zwar einen Hype geben, jedoch werden die Teilnehmerzahlen danach etwas sinken. Es ist in Ordnung, frustriert zu sein, wenn die Leute Deine Einladung nicht annehmen. Aber selbst, wenn nur 20 % Deiner Kolleg*innen erscheinen, sind diese genau die Richtigen!
- Arbeite nur mit Leuten zusammen, die bereit sind, sich zu engagieren. Frage jedoch die anderen, was ihnen fehlt, um die nächste Einladung anzunehmen.
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