Hilfestellung zur Rollenklärung
Rollen klären, bevor Sie Kompetenzen pflegen
Ein Soll-Profil beschreibt, was jemand in einer Rolle können muss. Das setzt voraus, dass klar ist, wofür die Rolle zuständig ist, denn ein Soll ist eine Aussage über eine Zuständigkeit. Wenn Ihnen beim Pflegen auffällt, dass genau das offen ist, helfen die fünf Fragen auf dieser Seite.
Woran Sie unklare Rollen erkennen
- Niemand kann sicher sagen, wer was entscheiden darf.
- Arbeit wird doppelt erledigt oder landet in der Eskalation, weil die Funktionen nur unbewusst wahrgenommen werden.
- Mehrere Personen teilen sich die Verantwortung für dasselbe Ziel. Entscheidungen bleiben liegen.
- Für ein Arbeitsergebnis steht niemand gerade, oder es stehen mehrere dafür gerade.
- Ein Team koordiniert mehr, als es liefert, und die Abhängigkeiten zu anderen Teams wachsen ohne Kontrolle.
- Das Soll-Profil entsteht aus dem Jobtitel. Beschrieben wird dann eine Position und keine Rolle.
Fünf Fragen, bevor eine Rolle ein Soll-Profil bekommt
Beschreiben Sie eine Rolle oder eine Position?
Eine Position beschreibt die Stelle in der Organisation, etwa „Teamleitung IT“. Eine Rolle beschreibt eine Funktion mit konkreter Verantwortung. Eine Person kann mehrere Rollen tragen. Klären Sie zuerst, welche der beiden Sie gerade vor sich haben.
Welche Funktion trägt die Rolle?
Gibt sie Richtung, verantwortet sie ein Ergebnis oder hält sie den Fluss der Zusammenarbeit? Der Name ist dabei zweitrangig: Ob die Rolle „Product Owner“, „Projektleitung“ oder „Initiative Lead“ heißt, hängt vom Kontext ab. Die drei Funktionen stehen weiter unten.
Für welches Ergebnis steht sie gerade?
Benennen Sie das Ziel, das Produkt oder das Lieferobjekt. Jede Arbeit hat genau eine Person, die für das Ergebnis verantwortlich ist. Eine Rolle hat immer genau eine accountable Person.
Was darf sie entscheiden?
Halten Sie fest, welche Entscheidungen die Rolle selbst trifft und wo sie nur moderiert. Wer Richtung gibt, ist letzte Instanz bei Zielkonflikten. Wer den Fluss erhält, moderiert Entscheidungsprozesse, trifft die Entscheidungen aber nicht selbst.
Muss die Rolle ausdrücklich benannt werden?
Nach dem Minimalprinzip werden Richtungs- und Flussverantwortung nur dann ausdrücklich benannt, wenn ihr Fehlen zu Reibung führt, und nicht als Standard. Die Verantwortung für das Ergebnis ist das einzige Element, das nie wegfällt.
Zu Frage 2: die drei Funktionen im Betriebsmodell CALM
Funktion 1
Richtung geben
Wer entscheidet, was wichtig ist? Diese Funktion trägt Verantwortung für Ziele, Prioritäten und Fokus. Pro Ziel oder Value Stream gibt es genau eine Person, die sie trägt. Geteilte Richtungsverantwortung führt zuverlässig zu Lähmung.
Funktion 2
Ergebnis verantworten
Wer steht für das Resultat gerade? Diese Funktion trägt Verantwortung für ein konkretes Ergebnis: ein Ziel, ein Produkt, ein Lieferobjekt. Jede Arbeit hat genau eine outcome-verantwortliche Person.
Funktion 3
Fluss erhalten
Wer sorgt dafür, dass die Zusammenarbeit funktioniert? Diese Funktion hält Routinen, Rhythmus und Abhängigkeiten im Blick. Sie ist optional und wird notwendig, sobald ein Team mehr koordiniert als liefert.
Die Vorlage: ein Blatt je Rolle
Rolle und Position
Name der Rolle, die Position dahinter, die Person, die sie trägt, und deren weitere Rollen.
Funktion und Ergebnis
Welche der drei Funktionen die Rolle trägt und für welches Ergebnis, mit genau einer verantwortlichen Person.
Entscheidungen
Was die Rolle selbst entscheidet, was sie nur moderiert und wo sie letzte Instanz ist.
Offene Punkte
Aufgaben, für die sich niemand zuständig fühlt. Sie gehören geklärt, bevor die Rolle ein Soll-Profil bekommt.
Vorlage herunterladen →
Eine Übersicht aller Rollen und ein Rollenblatt je Rolle, zum Ausfüllen im Team.
Wenn die Frage größer wird als das Formular
Selbst klären
Mit der Vorlage im Team
Sammeln Sie die Aufgaben, die im Alltag wirklich anfallen, ordnen Sie sie zu Bündeln und geben Sie jedem Bündel einen Namen und eine verantwortliche Person. Die Vorlage führt dabei durch die fünf Fragen.
Gemeinsam klären
Workshop zur Rollenklärung
Wenn Sie die Klärung nicht allein machen wollen, moderieren wir sie mit Ihnen. Den Rahmen besprechen wir vorher in einem Erstgespräch von 30 Minuten. Erstgespräch anfragen →
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Rollen im Betriebsmodell CALM
Rollen und Positionen, die drei Funktionen und welche Funktion welche Teamform braucht, stehen ausführlich auf der Seite Rollen & Verantwortlichkeiten.
Rollenklarheit ist keine Bürokratie.
Sie ist eines der wirksamsten Entlastungsinstrumente für Führung. Wie Rollen, Entscheidungen und Teamformen zusammenspielen, beschreibt CALM, das Clarity & Leadership Model.
Rollen & Verantwortlichkeiten in CALM Das Betriebsmodell CALM im Überblick