7 Tipps für strukturierte digitale Meetings

September 23, 2020

Der eingeschränkte soziale Kontakt in Pandemien betrifft uns nicht nur im privaten Umfeld, sondern ist auch im Arbeitsleben präsent. Für viele ist der plötzlich wegfallende – private sowie berufliche – Austausch mit den Kollegen eine ungewohnte Situation. Auch wenn das Arbeiten von Zuhause viele Vorteile mit sich bringt, ist der fehlende persönliche Kontakt innerhalb der Abteilung deutlich zu spüren. Es zeigt sich, dass die kleinen Absprachen mit den Arbeitskollegen in der Teeküche, auf dem Flur oder auf dem Weg zur Kantine doch um einiges einfacher sind als Telefonate und das Warten auf E-Mail-Antworten.

Zum Glück schreitet die Digitalisierung jedoch in den meisten Unternehmen immer stärker voran und Lösungen durch digitale Meetings werden bereitgestellt. Diese ersetzen keineswegs den persönlichen Kontakt mit den Teamkollegen, können jedoch dem fehlenden Austausch in gewisser Form entgegenwirken.

7 Empfehlungen für digitale Meetings

Wir haben hier für Dich 7 Tipps zusammengetragen, wie Du den sozialen Austausch auch im Homeoffice fördern kannst.

1. Virtuelle Kaffeeküche

Eine sogenannte virtuelle Kaffeeküche über einen online Meeting Raum fördert das Gefühl des Miteinanders und hält den privaten Austausch zwischen den Kollegen aufrecht. Hierfür kann zum Beispiel über Microsoft Teams ein Kanal mit dem Namen Kaffeeküche erstellt werden. Für diesen online Raum sollten bestimmte „Öffnungszeiten“ festgelegt werden. Während dieser Zeiten können die Mitarbeiter dann beliebig in die Kaffeeküche, also in die Video Konferenz, dazustoßen und sich dort mit anderen Kollegen austauschen.

Alternativ kann auch eine bestimmte Uhrzeit, zum Beispiel 10 Minuten vor Arbeitsbeginn, festgelegt werden. Alle die bei der Kaffeerunde dabei sein wollen, können vom Schreibtisch oder der Couch daheim dazustoßen und bei einem Kaffee gemeinsam mit den Arbeitskollegen in den Tag starten 🙂

2. Team Chat

Oft arbeiten die Mitarbeiter für ihre Aufgaben mit unterschiedlichen Kollegen zusammen. Darum ist es hilfreich, verschiedene Gruppenchats für bestimmte Projekte zu erstellen. Hierfür können zum Beispiel die Kanäle auf Microsoft Teams verwendet werden. So kann ein Mitarbeiter sich immer an die passenden Ansprechpartner wenden und schnell Chat Nachrichten verschicken. Um den sozialen Austausch zu fördern, kann man auch einen privaten Chat innerhalb der Abteilung oder des Teams erstellen, in dem die Mitarbeiter schnell und einfach miteinander kommunizieren können.

3. Dialog fördern im gemeinsamen Meeting

Ewige Monologe können nicht nur anstrengend für Dich, sondern auch schnell langweilig für Deine Mitarbeiter werden. Fördere deswegen den Dialog zwischen allen Teammitgliedern, indem Du Fragen stellst. Zum Beispiel könnte jeder zu Beginn des Meetings kurz etwas über das Wochenende erzählen oder über eine neu entdeckte Corona-Freizeitbeschäftigung. Das lockert nicht nur die Stimmung auf, sondern fördert auch den sozialen Austausch unter den Gruppenmitgliedern. Ermutige Deine Mitarbeiter ruhig, die Webcam einzuschalten, um in einem persönlicheren Umfeld miteinander zu kommunizieren.

4. Video Lunch Dates

Das Plaudern während der Mittagspause gehört für viele einfach zum Arbeitsalltag dazu. Auch im Homeoffice muss darauf nicht verzichtet werden. Durch verschiedene Video Tools, zum Beispiel Zoom, können Deine Mitarbeiter sich zu zweit oder in Gruppen zusammenfinden und gemeinsam kochen, essen und sich austauschen.

5. Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeitern

Gerade jetzt ist es wichtig, den Kontakt zu Deinen Mitarbeitern nicht zu vernachlässigen und ihnen Sicherheit und Vertrauen zu schenken. Plane also regelmäßig individuelle Gespräche mit Deinen Teammitgliedern ein. Eine gut organisierte Terminplanung ist hierbei von großer Bedeutung.

6. Shared Documents – Arbeiten in Echtzeit

Gleichzeitig gemeinsam an einer Präsentation arbeiten ist im Homeoffice nicht möglich? Oh doch! Über Microsoft Teams oder Google Shared Documents können mehrere Kollegen in Echtzeit an einer Word, Power Point oder Excel Datei arbeiten. So kann zum Beispiel miteinander telefoniert werden, während gemeinsam Notizen festgehalten werden. Auch durch verschiedene online Projektmanagement Tools kann die Planung und Zusammenarbeit an einem Projekt digital ermöglicht werden.

7. Team-Abende

Beschränke den Austausch nicht nur auf die Arbeitszeit. Sondern treffe Dich auch zu ungezwungenen Anlässen. Beispiele sind Quiz-Abende, gemeinsame Weinproben oder der Besuch eines virtuellen Escape Rooms.

Voraussetzungen für die erfolgreiche Durchführung

Das ganze Team steht dahinter
Transparenz innerhalb der Abteilung
Die Mitarbeiter haben Freiraum bei der Gestaltung
Die Mitarbeiter sind ausreichend für die online Meeting Tools geschult

Weitere Tipps für erfolgreiche Meetings

Moderator ernennen und Rolle aktiv einnehmen.
Weitere Rollen im Meeting definieren: Organisator, Moderator, Zeitmanager, Protokollführer.
Die Anzahl Meetings pro Woche begrenzen.
Das Wozu des Meetings klären: warum soll es stattfinden und was sind die Ziele des Meetings?
Den Meetingrahmen einhalten.
Eine Agenda im Vorfeld erstellen und den Teilnehmenden bereitstellen.
Zum Meeting nur einladen, wer auch wirklich teilnehmen muss.
Überlegen, ob das Meeting auch in einer anderen Form der Kommunikation (z.B. Slack Kanal) stattfinden kann.
Ist Brainstorming Teil der Agenda, die Teilnehmenden im Vorfeld darüber informieren und bereits Ideen mitbringen lassen.
Themen können durch Teilnehmende bereits im Vorfeld z.B. über Confluence beschrieben werden. Inklusive Zeiteingabe, wie viel Zeit für die Diskussion im Meeting benötigt wird.
Meetingzeit aktiv verkürzen (z.B. keine volle Stunde, sondern nur 50 Minuten).
Meetings im Stehen (sog. Stand up Meetings) abhalten.