Nein sagen fällt den meisten Menschen schwer. Dahinter steckt der Wunsch andere zufriedenzustellen. Vor allem als Product Owner ist die Eigenschaft Nein sagen zu können aber ebenso wichtig wie schwierig.
Denn die Aufgabe des Product Owners ist es, den Wert des Produktes zu optimieren.
Dazu gehört es vor allem auch Entscheidungen zu treffen und somit auch Nein sagen zu können.
Jeder Product Owner kennt sicher die Situation – ein Stakeholder hätte gerne ein Feature im aktuellen Sprint umgesetzt. Wie kannst Du als Product Owner diese Bitte nun ablehnen, ohne den anderen zu verärgern?
Eine klare Richtlinie ist, dass während eines Sprints keine Änderungen gemacht werden sollten, die das Sprint Ziel gefährden. Bevor Du also Ja oder Nein zu der Bitte sagst, analysiere zunächst die Idee.
Jedes Ja ist auch ein Nein
Jedes Ja zu einem zusätzlichen Feature beinhaltet gleichzeitig auch ein Nein zu einem anderen. Die Kapazität jedes Sprints und auch des Teams ist begrenzt, sodass nicht alles umsetzbar ist.
Als Product Owner ist es also Deine Aufgabe im Sinne der Wertsteigerung des Produktes zu handeln. Und dies kann eben auch ein Nein zu einem Feature zu diesem Zeitpunkt bedeuten.
Möglicherweise ist die Idee auch noch gar nicht ausgereift und sollte so sinnvollerweise erst in einem späteren Sprint eingeplant werden. So lange nimmst du es in dein Product Backlog auf.
Aber auch ein pauschales Nein, ist nicht richtig. Denn ist die Idee jedoch aus unternehmerischer Sicht sehr wichtig, rechtfertigt sie möglicherweise eine Änderung des Sprints.
Genau diese Abwägung und Entscheidung ist Deine Aufgabe als Product Owner. Dazu kommt, dass Du natürlich den Stakeholder nicht verärgern willst.
Checkliste zur Entscheidungsfindung
Wenn Du als Product Owner also vor der Situation stehst, dass der Kunde einen Featurewunsch im aktuellen Sprint wünscht, nimm Dir vor der Antwort Zeit die Situation zu analysieren. Auch der Stakeholder wird verstehen, dass euer gemeinsames Ziel die Optimierung des Produkts ist und Du deswegen jede Entscheidung genau prüfen musst.
Diese Fragen solltest Du Dir stellen, bevor Du Deine Entscheidung triffst:
1. Ist das Sprint Goal mit der Änderung noch erreichbar?
2. Entstehen Zusatzkosten durch die Änderung?
3. Was muss aus dem aktuellen Sprint rausfallen, um das neue Feature umzusetzen?
4. Kann das Feature im nächsten Sprint umgesetzt werden?
5. Welche Variante führt zu besseren Ergebnissen?
Dir fällt es schwer, Nein zu sagen? Diese Übung könnte Dir helfen
Wenn es Dir schwerfällt, Nein zu sagen ist das zunächst vollkommen normal. Was helfen kann, ist herauszufinden, warum dies so ist. Dies gilt nicht nur für das Projektmanagement, sondern auch in allen anderen Bereichen in denen es Dir schwer fällt Nein zu sagen.
Stelle Dir dazu folgende Fragen:
Warum fällt es mir schwer, Nein zu sagen?
Nimm Dir zunächst Zeit zu analysieren, welche Gründe hinter Deinem Unbehagen Nein zu sagen stecken. Denn diese Gründe können Dir schon dabei helfen, dass es Dir leichter fallen wird, ein Nein auszusprechen.
Häufige Gründe sind:
- Du willst andere nicht enttäuschen.
- Du hast Angst vor einem schlechten Eindruck.
- Nein sagen fühlt sich nicht gut an, es gibt Dir das Gefühl es nicht zu schaffen.
- Nein sagen bedeutet “sich hängen lassen”.
- Du willst anderen nicht zur Last fallen.
- Du kannst Deine eigene Meinung nicht vertreten.
- Die Aufgabe ist spannend und Du willst sie nicht ablehnen.
- Dein Verantwortungsbewusstsein lässt kein Nein zu.
- Du fühlst Dich unter Druck gesetzt.
- Du hast keine Alternative zum Nein.
Findest Du Dich in diesen Gründen wieder?
Gehen wir noch einen Schritt weiter, mit der folgenden Frage:
Welchen Preis zahlst Du, wenn Du Ja sagst?
Bevor Du aus den oben genannten Gründen Ja statt Nein sagst, solltest Du Dir auch der Konsequenzen bewusst werden. Welche Auswirkungen hat das Ja für Dich?
Hier einige Beispiele:
- Du hast keine WorkLife Balance mehr und weniger Freizeit.
- Du und/oder Dein Team leidet unter Überlastung, was dann wiederum die Fehleranfälligkeit steigert.
- Es kommt zu Verzögerungen im Projektablauf.
- Schlechte Stimmung oder gar Verzweiflung machen sich breit.
- Du bist Dir selbst nicht mehr treu.
- Die Selbstachtung bröckelt.
- Andere nutzen Deine Unfähigkeit Nein zu sagen aus.
Vielleicht hat Dir diese Übung geholfen, klarer zu sehen und Dich doch für ein Nein zu entscheiden. Dieses Nein sollte jedoch möglichst respektvoll formuliert werden.
Tipps für ein respektvolles Nein
- Mit der passenden Formulierung kannst Du dafür sorgen, dass sich das Nein auch für Dein Gegenüber möglichst gut anfühlt und nicht nach einer schlichten Ablehnung.
- Zeige Verständnis für den anderen und schaffe gleichzeitig Verständnis für Deine Situation. Eine mögliche Formulierung kann sein “Danke für die Anfrage, doch bin ich momentan nicht verfügbar”.
- Hinterfrage die Dringlichkeit und schlage eine Alternative vor.
- Verwende bei einem Nein immer gewaltfreie Kommunikation.
Nein sagen: so geht es richtig als Product Owner
Ist die Entscheidung klar, dass der Featurewunsch im aktuellen Sprint keinen Platz findet, ist es die Aufgabe des Product Owners dies dem Stakeholder begründet und emphatisch zu vermitteln. Wichtig ist es hier vor allem Klarheit zu schaffen: ist das Nein endgültig oder nur ein Nein für den aktuellen Sprint?
Wenn das Feature zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden kann, kann Deine mögliche Begründung folgendermaßen lauten:
Das Team arbeitet im aktuellen Sprint an Thema XY und benötigt den vollen Fokus und die Zeit, um dieses umsetzen zu können. Änderungen zum jetzigen Zeitpunkt gefährden den Erfolg des Projekts. Deswegen planen wir den Wunsch im nächsten Sprint ein.
Mache die Konsequenzen klar
Erkläre auch die Konsequenzen, wenn das Feature jetzt aufgenommen wird.
In der Regel bedeutet dies, dass ein anderes Feature rausfällt. Diese Option kannst Du dem Stakeholder als Alternative darstellen – mit allen Konsequenzen.
Ein Nein als Product Owner ist auch eine Möglichkeit, Deine Kompetenz zu demonstrieren und das Verhältnis zum Stakeholder zu verbessern.
Fazit
Zusammengefasst solltest Du als Product Owner lernen Nein zu sagen. Jedoch nicht pauschal, sondern wohlüberlegt und begründet.
Beachte dabei bitte immer die folgenden Punkte:
- das Sprint Ziel sollte nicht gefährdet werden
- die Sprint Kapazität sollte nicht überstiegen werden
- Muss etwas neues unbedingt in den aktuellen Sprint fällt dafür etwas anderes raus
- Änderungen am aktuellen Sprint sollten eine Ausnahme sein
- Das Nein begründen
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